1. Anbieter und Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der filehub GmbH, UdS Campus Starterzentrum, Geb. A1 2, 66123 Saarbrücken (Amtsgericht Saarbrücken, HRB 111041), im Folgenden „FILEHUB“, und ihren Kunden über die Nutzung der Plattform filehub und der zugehörigen Dienste.
1.2 Die Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB kommt kein Vertrag zustande.
1.3 Entgegenstehende, zusätzliche oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, es sei denn, FILEHUB hat ihrer Geltung in Textform zugestimmt. Dies gilt auch, wenn FILEHUB in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos leistet.
1.4 Leistungen der workcentrix GmbH (z. B. Integrationen, Beratung, Einrichtung) sind nicht Gegenstand dieser AGB, soweit der Kunde hierfür einen eigenen Vertrag mit der workcentrix GmbH schließt. In diesem Fall gelten ausschließlich deren Geschäftsbedingungen.
2. Vertragsbestandteile und Rangfolge
2.1 Vertragsbestandteile sind in folgender Rangfolge:
die Auftragsbestätigung bzw. das angenommene individuelle Angebot,
die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) unter filehub.one/de/avv einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) unter filehub.one/de/tom, die in allen Fragen des Datenschutzes vorgeht,
das Service-Level-Agreement (SLA), soweit vereinbart,
die Leistungsbeschreibung und Preisliste des gewählten Tarifs auf filehub.one,
diese AGB.
2.2 Abweichende Regelungen, Nebenabreden oder Vertragsänderungen bedürfen der Textform.
2.3 FILEHUB kann zur Erfüllung seiner Pflichten geeignete Dritte einsetzen, insbesondere Rechenzentrums- und Cloud-Anbieter, und haftet für diese wie für eigene Erfüllungsgehilfen. Für Dritte, die personenbezogene Daten des Kunden verarbeiten, gilt § 4 AVV.
3. Vertragsschluss und Kundenkonto
3.1 Ein Vertrag kommt zustande
online, indem der Kunde ein Kundenkonto anlegt, einen Tarif auswählt und den Bestellprozess abschließt, oder
auf Grundlage eines individuellen Angebots von FILEHUB, sobald FILEHUB die Bestellung des Kunden in Textform bestätigt oder den Zugang bereitstellt.
3.2 Angebote von FILEHUB sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind. Offensichtliche Irrtümer, Schreib- oder Rechenfehler sind für FILEHUB nicht verbindlich.
3.3 Der Kunde macht bei der Registrierung vollständige und zutreffende Angaben, insbesondere zu Firma, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und hält sie aktuell. Die Person, die das Kundenkonto anlegt, versichert, zur Vertretung des Kunden berechtigt zu sein.
3.4 FILEHUB räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Plattform in der jeweils aktuellen Version zu nutzen. Einzelheiten regelt Ziffer 6.
4. Leistungen und Verfügbarkeit
4.1 FILEHUB stellt die Plattform als Software-as-a-Service über das Internet bereit. Umfang und Funktionen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs. Ein bestimmter Erfolg ist nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich in Textform vereinbart ist.
4.2 Die Plattform wird in Rechenzentren in Deutschland betrieben. FILEHUB schützt die Daten des Kunden nach Maßgabe der TOM gegen Verlust und unbefugten Zugriff.
4.3 Für kostenpflichtige Tarife gelten die Verfügbarkeitswerte des jeweils gültigen SLA. FILEHUB ist für die Verfügbarkeit nur verantwortlich, soweit eine Störung im Verantwortungsbereich von FILEHUB oder seiner Hosting-Partner liegt, nicht jedoch für Störungen des Internets oder der Systeme des Kunden.
4.4 Für Wartungsarbeiten kann FILEHUB die Plattform für einen definierten Zeitraum unterbrechen. Geplante Wartungen werden rechtzeitig per E-Mail oder in der Plattform angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Angekündigte Wartungszeiten gelten nicht als Beeinträchtigung der Verfügbarkeit.
4.5 FILEHUB entwickelt die Plattform laufend weiter und kann Funktionen ändern, sofern der vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird. Neue Funktionen können bestimmten Tarifen vorbehalten sein.
4.6 Die Plattform verbindet sich auf Weisung des Kunden mit Systemen und Portalen Dritter (z. B. Lieferanten- und Rechnungsportale, ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme). FILEHUB ist für deren Verfügbarkeit und Funktion nicht verantwortlich. Ändert ein Dritter seine Schnittstelle oder sein Portal, passt FILEHUB die Anbindung in angemessener Frist an, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
5. Pflichten des Kunden
5.1 Der Kunde darf die Plattform nicht missbräuchlich nutzen. Insbesondere dürfen keine Inhalte verarbeitet werden, deren Nutzung gegen geltendes Recht, Rechte Dritter (z. B. Urheber-, Marken- oder Datenschutzrechte) oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt. Bei schuldhaftem Verstoß haftet der Kunde für den entstehenden Schaden und stellt FILEHUB von Ansprüchen Dritter einschließlich angemessener Rechtsverteidigungskosten frei.
5.2 Hinterlegt der Kunde Zugangsdaten zu Systemen oder Portalen Dritter, versichert er, zur Nutzung dieser Zugänge und zum automatisierten Abruf der Daten durch FILEHUB berechtigt zu sein. Die Einhaltung der Nutzungsbedingungen dieser Dritten liegt in seiner Verantwortung.
5.3 FILEHUB ist berechtigt, betroffene Funktionen zu sperren, wenn der begründete Verdacht eines Verstoßes gegen Ziffer 5.1 oder 5.2 besteht. FILEHUB informiert den Kunden unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald der Verdacht ausgeräumt ist.
5.4 Der Kunde stellt sicher, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die er mit der Plattform vornimmt, eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und gegebenenfalls Art. 9 DSGVO besteht. Sollen regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, teilt er dies FILEHUB vorher in Textform mit.
5.5 Zugangsdaten zur Plattform müssen den aktuellen Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik entsprechen, dürfen nicht weitergegeben werden und sind vor Zugriff zu schützen. Bei Verdacht auf Kenntnis durch Unbefugte ändert der Kunde sie unverzüglich und informiert FILEHUB. Die Mehr-Faktor-Authentifizierung soll genutzt werden.
5.6 FILEHUB sichert die in der Plattform gespeicherten Daten nach Maßgabe der TOM. Für die Sicherung von Daten auf eigenen Systemen und von Daten, die er aus der Plattform exportiert oder an Zielsysteme übergibt, ist der Kunde selbst verantwortlich. Die Plattform ersetzt keine revisionssichere Archivierung, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.
6. Nutzungsrechte
6.1 Die Plattform und die zugehörige Software sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte stehen FILEHUB zu.
6.2 Der Kunde erhält mit Vertragsschluss das nicht ausschließliche, auf die Vertragslaufzeit beschränkte Recht, die Plattform in dem Rahmen zu nutzen, der in der Leistungsbeschreibung des gebuchten Tarifs vereinbart ist. Stellt FILEHUB lokale Komponenten bereit (z. B. Agenten für die Anbindung von Systemen im Kundennetz), darf der Kunde sie hierfür installieren und ausführen.
6.3 Der Kunde darf die Plattform nicht über den vertraglichen Umfang hinaus nutzen, Dritten zugänglich machen, vervielfältigen, bearbeiten oder dekompilieren, soweit nicht §§ 69d, 69e UrhG dies zwingend erlauben. Mitarbeiter und freie Mitarbeiter des Kunden, die die Plattform für ihn nutzen, sind keine Dritten. Technische Schutzmaßnahmen dürfen nicht umgangen werden.
6.4 An Daten und Dokumenten, die der Kunde in die Plattform einbringt, erwirbt FILEHUB keine Rechte. FILEHUB darf aus den Daten Merkmale ohne Personen- und Kundenbezug ableiten und zur Verbesserung der Plattform nutzen; Einzelheiten und das Widerspruchsrecht des Kunden regelt § 7 AVV.
7. KI-gestützte Funktionen
7.1 Die Plattform nutzt KI-Verfahren für Klassifikation, Extraktion und Zuordnung von Dokumenten und Belegdaten (z. B. filehubIDP). Deren Ergebnisse sind Vorschläge und können fehlerhaft sein.
7.2 Der Kunde ist für die Prüfung der Ergebnisse und für Buchungen, Zahlungen und sonstige Entscheidungen auf deren Grundlage verantwortlich. Eine automatische Weiterverarbeitung erfolgt nur nach den vom Kunden konfigurierten Regeln und Konfidenzschwellen.
7.3 Eine bestimmte Erkennungs- oder Trefferquote ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist. Kundendaten werden nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet.
8. Vergütung und Zahlung
8.1 Die Vergütung richtet sich nach der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste des gewählten Tarifs bzw. nach dem individuellen Angebot. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
8.2 Grundgebühren sind für den jeweiligen Abrechnungszeitraum im Voraus fällig. Nutzungsabhängige Entgelte (z. B. für Verarbeitungsvolumen über das Tarifkontingent hinaus) werden nachträglich für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum berechnet. Die Vergütung richtet sich nach den gebuchten Leistungen, nicht nach der tatsächlichen Nutzung.
8.3 Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, PayPal oder – bei individuellen Angeboten – per Überweisung. Rechnungen sind, soweit nicht anders vereinbart, sofort und ohne Abzug fällig. Bei SEPA-Lastschrift erfolgt die Vorabankündigung spätestens fünf Werktage vor dem Einzug, in der Regel mit der Rechnung.
8.4 Für jede vom Kunden zu vertretende Rücklastschrift oder Rückbuchung berechnet FILEHUB eine Bearbeitungspauschale von 10,00 EUR. Dem Kunden bleibt der Nachweis gestattet, dass ein Schaden nicht oder in wesentlich geringerer Höhe entstanden ist.
8.5 Rechnungen werden elektronisch übermittelt, soweit gesetzlich erforderlich als E-Rechnung in einem strukturierten Format nach § 14 UStG (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), per E-Mail oder zum Abruf im Kundenkonto.
8.6 Einwendungen gegen eine Abrechnung erhebt der Kunde innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Rechnung in Textform. Danach gilt die Abrechnung als genehmigt; FILEHUB weist mit jeder Rechnung auf diese Folge hin. Gesetzliche Ansprüche bei begründeten Einwendungen nach Fristablauf bleiben unberührt.
8.7 Im Voraus gezahlte Entgelte werden bei ordentlicher Kündigung nicht anteilig erstattet. Bei einer Kündigung aus wichtigem Grund, den FILEHUB zu vertreten hat, erstattet FILEHUB die auf den Zeitraum nach Vertragsende entfallenden Entgelte.
9. Zahlungsverzug
9.1 Ist der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, kann FILEHUB den Zugang nach Ankündigung in Textform und fruchtlosem Ablauf einer Frist von 14 Tagen vorübergehend sperren. Während der Sperre bleibt der Export der Kundendaten möglich. Die Vergütungspflicht besteht fort.
9.2 Ist der Kunde über einen Zeitraum von mehr als zwei Monaten mit einem Betrag in Höhe von zwei monatlichen Grundgebühren in Verzug, kann FILEHUB den Vertrag fristlos kündigen. Weitere Ansprüche bleiben vorbehalten.
10. Gewährleistung
10.1 FILEHUB stellt die Plattform in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand bereit und erhält sie in diesem Zustand. Maßgeblich ist die Leistungsbeschreibung; Angaben in Werbemitteln sind keine Beschaffenheitsangaben. Garantien übernimmt FILEHUB nur, wenn sie ausdrücklich in Textform als solche bezeichnet sind.
10.2 Die Datenkommunikation über das Internet kann nicht vollständig fehlerfrei und jederzeit verfügbar gewährleistet werden. FILEHUB schuldet nicht die Internetverbindung des Kunden. Die zugesagte Verfügbarkeit richtet sich nach Ziffer 4.3 und dem SLA.
10.3 Die verschuldensunabhängige Haftung auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
10.4 Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und unterstützt FILEHUB bei ihrer Feststellung und Beseitigung.
10.5 Mängelansprüche verjähren in einem Jahr. Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Arglist, der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, übernommenen Garantien sowie für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz; insoweit gelten die gesetzlichen Fristen.
11. Haftung
11.1 FILEHUB haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, aus der Verletzung einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet FILEHUB nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dabei auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
11.3 Für den Verlust von Daten auf Systemen des Kunden haftet FILEHUB bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden (Ziffer 5.6) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.
11.4 Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für Verstöße gegen Datenschutzvorschriften gilt ergänzend Art. 82 DSGVO.
11.5 Soweit die Haftung ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung der Organe, Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen von FILEHUB.
12. Höhere Gewalt
12.1 Wird eine Vertragspartei durch höhere Gewalt an der Erfüllung ihrer Pflichten gehindert, ist sie für die Dauer des Hindernisses und einer angemessenen Anlaufzeit von der Leistungspflicht befreit. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Arbeitskampf, behördliche Maßnahmen, Energiemangel, Pandemien sowie Ausfälle von Rechenzentren oder Netzen Dritter, die die Partei nicht zu vertreten hat.
12.2 Dauert ein solches Hindernis länger als vier Monate, kann jede Vertragspartei den Vertrag kündigen. Vorauszahlungen für nicht erbrachte Leistungen werden erstattet.
13. Geheimhaltung
13.1 Die Vertragsparteien halten alle Informationen, die als vertraulich bezeichnet oder als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse erkennbar sind, für die Dauer von fünf Jahren ab Kenntniserlangung geheim und nutzen sie nur für die Geschäftsbeziehung. Die Pflicht entfällt für Informationen, die nachweislich vorher bekannt oder allgemein zugänglich waren oder ohne Verschulden allgemein zugänglich werden. Gesetzliche oder behördliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
13.2 Für Dokumente und Daten, die der Kunde in die Plattform einbringt, gilt die Vertraulichkeit unbefristet. Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich die AVV.
14. Datenschutz
14.1 FILEHUB verarbeitet personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung. Informationen zur Verarbeitung durch FILEHUB als Verantwortlicher enthalten die Datenschutzhinweise unter filehub.one/de/datenschutz.
14.2 Soweit FILEHUB personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) unter filehub.one/de/avv. Sie wird mit Vertragsschluss vereinbart und geht diesen AGB in allen Fragen des Datenschutzes vor. Die TOM sind unter filehub.one/de/tom, die weiteren Auftragsverarbeiter unter filehub.one/de/unterauftragsverarbeiter veröffentlicht.
15. Änderungen der AGB, Leistungen und Preise
15.1 FILEHUB kann diese AGB, die Leistungsbeschreibungen und die Preise mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus sachlichen Gründen erforderlich ist, insbesondere wegen geänderter Rechtslage, technischer Entwicklungen, geänderter Kosten bei Hosting oder Drittanbietern oder zur Schließung von Regelungslücken. Der Kern der vereinbarten Leistung bleibt unberührt.
15.2 FILEHUB teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und hebt die geänderten Regelungen hervor. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. FILEHUB weist in der Mitteilung auf diese Folge hin.
15.3 Widerspricht der Kunde, kann er den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen; andernfalls läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter. FILEHUB kann in diesem Fall ordentlich zum nächstmöglichen Termin kündigen.
15.4 Preiserhöhungen sind höchstens einmal je Vertragsjahr zulässig. Übersteigt eine Erhöhung 5 % des bisherigen Preises, kann der Kunde den Vertrag unabhängig von Ziffer 15.3 zum Wirksamwerden der Erhöhung kündigen.
16. Laufzeit und Kündigung
16.1 Die Laufzeit ergibt sich aus dem gewählten Tarif (z. B. monatlich oder jährlich) bzw. dem individuellen Angebot. Sie beginnt mit der Bereitstellung des Zugangs.
16.2 Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag jeweils um die ursprünglich vereinbarte Laufzeit, bei Jahresverträgen höchstens um ein Jahr.
16.3 Monatliche Verträge können jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden. Längere Verträge können mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden. Vor Ablauf der Laufzeit ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen.
16.4 Der Kunde kann jederzeit in einen höheren Tarif wechseln; der Wechsel in einen niedrigeren Tarif wird zum Ende der laufenden Laufzeit wirksam.
16.5 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen erfolgen in Textform oder über das Kundenkonto.
17. Vertragsende, Datenexport und Anbieterwechsel
17.1 Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten innerhalb von 60 Tagen über die Exportfunktionen in einem gängigen, maschinenlesbaren Format exportieren oder ihre Herausgabe verlangen. Danach löscht FILEHUB das Kundenkonto und die Daten nach § 8 AVV.
17.2 Der Kunde kann jederzeit mit einer Frist von zwei Monaten verlangen, zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur zu wechseln (Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). FILEHUB unterstützt den Wechsel während eines Übergangszeitraums von bis zu 30 Tagen, insbesondere durch Export der Daten und Informationen zu Exportformaten und Schnittstellen.
17.3 Mit Abschluss des Wechsels endet der Vertrag. Endet er dadurch vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit, kann FILEHUB ein Entgelt für die vorzeitige Beendigung verlangen, das die bis zum Laufzeitende ausstehende Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen nicht übersteigt. Entgelte für den Wechsel selbst erhebt FILEHUB nur, soweit gesetzlich zulässig.
18. Referenz
FILEHUB darf Namen und Logo des Kunden als Referenz nennen. Der Kunde kann dies jederzeit formlos, z. B. per E-Mail, widerrufen.
19. Schlussbestimmungen
19.1 Die Übertragung von Rechten und Pflichten des Kunden auf Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung von FILEHUB in Textform. § 354a HGB bleibt unberührt.
19.2 Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann er nur aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.
19.3 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist Saarbrücken, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. FILEHUB kann auch am Sitz des Kunden klagen.
19.4 Die Vertragssprache ist Deutsch. Sollte eine Bestimmung unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.
Stand: 01.07.2026