Proforma Rechnung - Was ist das überhaupt?

In diesem Beitrag erfährst du, was eine Proforma Rechnung ausmacht, wann sie benötigt wird und wie du sie korrekt ausstellst. Klar und verständlich zeigen wir dir die Unterschiede zur Handelsrechnung, rechtliche Anforderungen, Buchhaltungstipps, praktische Beispiele und typische Fehler.

Mach dich bereit, Unsicherheiten zu vermeiden und deine Prozesse zu optimieren. Mit dem richtigen Wissen rund um die Proforma Rechnung bist du bestens vorbereitet.

Was ist eine Proforma-Rechnung? Definition, Zweck und Abgrenzung

Diese Rechnungsform spielt im internationalen Handel und bei speziellen Geschäftsvorfällen eine zentrale Rolle. Doch was steckt genau dahinter und warum ist sie nicht mit einer normalen Rechnung gleichzusetzen? Wer regelmäßig Waren ins Ausland versendet oder mit Mustersendungen arbeitet, sollte die Besonderheiten der Proforma Rechnung kennen, um teure Fehler zu vermeiden.

Begriffserklärung und rechtliche Einordnung

Eine Proforma Rechnung ist ein Dokument, das als Beleg für den Warenwert dient, aber keine Zahlungsaufforderung beinhaltet. Sie wird oft zur Information oder als Begleitpapier für den Zoll erstellt. Rechtlich gilt diese Belegart nicht als ordnungsgemäße Handelsrechnung nach §14 UStG. Das bedeutet, sie löst weder eine Zahlungspflicht aus noch berechtigt sie zum Vorsteuerabzug.

Im internationalen Kontext spricht man häufig von „Proforma Invoice“ oder „Proformarechnung“. Historisch wurde sie vor allem im Export verwendet, etwa als Nachweis bei Mustersendungen oder kostenlosen Warenlieferungen. Die Abgrenzung zu anderen Dokumenten wie Lieferscheinen ist wichtig, da nur diese Belegart den Zweck erfüllt, den Warenwert ohne Zahlungsanspruch zu deklarieren. Ein klassisches Beispiel: Beim Versand von Produktmustern ins Ausland wird eine Proforma Rechnung für den Zoll benötigt.

Wenn du noch tiefer in die rechtlichen Grundlagen und die genaue Definition einsteigen willst, findest du einen umfassenden Überblick unter Proforma-Rechnung – Alles Wichtige hier erfahren.

Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung: Die wichtigsten Unterschiede

Der wichtigste Unterschied zwischen Proforma Rechnung und Handelsrechnung liegt in der Zahlungsfunktion. Während eine Handelsrechnung den Zahlungsanspruch dokumentiert, dient die Proforma Rechnung ausschließlich als Nachweis für den Warenwert. Sie ist keine Grundlage für die Buchung von Forderungen oder Umsatzsteuer.

Die Proforma Rechnung kommt typischerweise bei kostenlosen Lieferungen wie Mustern, Geschenken oder bei Vorkasse zum Einsatz. Für den Zoll ist sie unverzichtbar, da sie zur Deklaration und Kontrolle dient. Eine Handelsrechnung ist hingegen für den Verkauf, die Steuerberechnung und die Buchhaltung notwendig.

Merkmal	Proforma-Rechnung	Handelsrechnung
Zahlungsaufforderung	Nein	Ja
Umsatzsteuer relevant	Nein	Ja
Verwendung bei Muster	Ja	Nein
Zollabwicklung	Ja	Ja

Im Jahr 2024 nutzten laut einer Lexware-Studie 70% der deutschen Exporteure proforma rechnungen bei Lieferungen in Drittländer. Ein Beispiel: Während bei einem Verkauf an einen Kunden eine Handelsrechnung erstellt wird, nutzt man für ein Geschenk oder eine Mustersendung diese Belegart.

Wann ist eine Proforma-Rechnung notwendig? Typische Anwendungsfälle

Diese Rechnungsform ist immer dann erforderlich, wenn Waren ohne Handelswert ins Ausland versendet werden. Das betrifft insbesondere Mustersendungen, Geschenke oder temporäre Exporte, etwa für Messeausstattung. Auch bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern wie der Schweiz oder Norwegen wird sie benötigt.

Weitere typische Anwendungsfälle sind:

• Vorabkopien bei Vorkasse oder Akkreditiv

• Ersatzteillieferungen im Rahmen der Garantie

• Spenden und Lieferungen an gemeinnützige Organisationen

Ein Beispiel: Spendet ein Unternehmen Waren an eine Hilfsorganisation, dient diese Rechnungsform als Nachweis für die Spendenquittung. Wichtig zu wissen: Eine Proforma Rechnung kann nicht nachträglich in eine Handelsrechnung umgewandelt werden.

Pflichtangaben und Aufbau einer Proforma-Rechnung

Eine Proforma Rechnung ist nur dann gültig für den Export oder als Nachweis, wenn sie alle Pflichtangaben enthält und korrekt aufgebaut ist. Die Anforderungen sind klar definiert, doch in der Praxis schleichen sich schnell Fehler ein. Welche Angaben du nicht vergessen darfst, welche Formulierungen für den Zoll entscheidend sind und wie die Gestaltung einer professionellen Proforma Rechnung aussieht, erfährst du hier.

Welche Angaben sind zwingend erforderlich?

Für diese Rechnungsart gelten bestimmte Pflichtangaben, die immer enthalten sein müssen. Dazu zählt eine eindeutige Kennzeichnung als „Proforma-Rechnung“ oder „Proforma Invoice“. Außerdem gehören vollständige Angaben zu Absender und Empfänger inklusive Ansprechpartner dazu.

Wichtige Pflichtangaben:

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

• Liefer- oder Leistungsdatum

• Genaue Warenbezeichnung und Stückzahl

• Einzel- und Gesamtpreis beziehungsweise Warenwert

• Umsatzsteuer-ID, EORI-Nummer, eventuell Handelsregisternummer

• Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten

• Lieferbedingungen und Ursprungsland der Ware

Bei internationalen Sendungen solltest du besonders auf die Korrektheit aller Angaben achten. Diese Belegart dient oft als Grundlage für die Zollabfertigung. Eine übersichtliche Vorlage für Dokumente und Rechnungen hilft dir, alle Pflichtfelder korrekt einzutragen und Fehler zu vermeiden.

Typische Formulierungen und Hinweise für den Zoll

Bestimmte Formulierungen sind für die Proforma Rechnung unverzichtbar, wenn sie für den Export bestimmt ist. Klassische Hinweise wie „Kein Handelswert“, „Nur für Zollzwecke“ oder „Nicht zum Verkauf“ sind Standard und sollten stets ergänzt werden.

Solche Hinweise müssen auf Deutsch und Englisch erscheinen, damit Zollbehörden in Deutschland und im Zielland sie verstehen. Die Angabe des Zwecks ist besonders wichtig, da dieser Beleg meist als Wertnachweis für die Deklaration dient.

Typische Beispiele:

• „Kein Handelswert – Nur für Zollzwecke“

• „No commercial value – For customs purposes only“

• „Nicht zum Verkauf bestimmt“

Laut Studien enthalten über 80% aller Export-Proforma-Rechnungen zweisprachige Hinweise. Fehlen diese Angaben, riskierst du Verzögerungen bei der Zollabfertigung oder sogar Bußgelder. Prüfe die Formulierungen sorgfältig, damit deine Proforma Rechnung reibungslos akzeptiert wird.

Aufbau und Gestaltung: Format, Sprache, Kopien

Der Aufbau diese Belegart orientiert sich am Layout einer klassischen Rechnung. Wichtig ist jedoch der unübersehbare Vermerk „Proforma-Rechnung“. Die Sprache sollte entweder Deutsch, Englisch oder die Landessprache des Empfängers sein, je nach Zielland.

Für den Versand empfiehlt sich: Erstelle das Original und mindestens drei Kopien. Eine Kopie kommt ins Paket, eine außen an das Paket, eine für den Spediteur und eine für deine Buchhaltung. Bei Mustersendungen ist diese Verteilung Pflicht, um alle Beteiligten korrekt zu informieren.

Ab einem Warenwert von 1.000 € ist zudem eine elektronische Ausfuhranmeldung erforderlich. So stellst du sicher, dass deine Proforma Rechnung alle rechtlichen und zolltechnischen Anforderungen erfüllt.

Praktische Beispiele: Wann und wie Proforma-Rechnungen eingesetzt werden

Die Proforma Rechnung ist im Alltag vieler Unternehmen ein flexibles Werkzeug, das in verschiedenen Geschäftssituationen zum Einsatz kommt. Ob im internationalen Handel, bei der Zahlungsabwicklung oder für spezielle Fälle wie Spenden – die richtige Anwendung spart Zeit und vermeidet Ärger mit dem Zoll oder der Buchhaltung.

Proforma-Rechnung im internationalen Handel

Im internationalen Handel ist die Proforma Rechnung unverzichtbar, vor allem beim Export in Länder außerhalb der EU wie die Schweiz, Norwegen oder die USA. Sie dient als Wertnachweis für den Zoll, wenn Waren ohne direkten Verkaufswert – etwa Muster, Werbegeschenke oder temporäre Ausstellungsgüter – verschickt werden.

Typische Beispiele im Export:

• Versand von Produktmustern an Geschäftspartner

• Lieferung von Werbematerialien oder Geschenken

• Temporärer Export für Messen, Events oder Reparaturen

Gerade bei Mustersendungen verlangt der Zoll dieser Belegart, um den Warenwert korrekt zu deklarieren. Laut Statistik werden rund 60% aller proforma rechnungen in Deutschland für den Export ausgestellt. Wer konkrete Vorgaben und Muster sucht, findet bei der Export- und Proformarechnung – IHK Lüneburg-Wolfsburg praxisnahe Informationen für den internationalen Einsatz.

Proforma-Rechnung bei Vorkasse und Akkreditiv

Auch bei Geschäften mit Vorkasse oder Akkreditiv spielt die Proforma Rechnung eine zentrale Rolle. Häufig verlangt der Kunde vor der Zahlung eine Vorabkopie als Bestätigung der Bestellung und als Nachweis für die Bank.

Typische Situationen:

• Kunde zahlt per Vorkasse und benötigt eine Proforma Rechnung als Zahlungsgrundlage

• Banken fordern diese Belegart zur Eröffnung eines Akkreditivs (Letter of Credit)

• Unterschied zur Auftragsbestätigung: Die Proforma Rechnung enthält detaillierte Angaben zu Ware, Wert und Lieferbedingungen

Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung mit der Handelsrechnung. Die Proforma Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet spätere Unstimmigkeiten in der Buchhaltung oder bei der Zollabfertigung.

Weitere Anwendungsfälle: Spenden, Ersatzteile, Garantiefälle

Diese Belegart kommt auch bei Spenden, Ersatzteillieferungen und Garantiefällen zum Einsatz. Gemeinnützige Organisationen nutzen sie als Nachweis für Sachspenden, um Spendenquittungen auszustellen. Bei Garantiefällen oder Austauschlieferungen wird die Proforma Rechnung erstellt, wenn Ersatzteile ohne Berechnung ins Ausland geschickt werden.

Beispielhafte Anwendungsfälle:

• Versand von Ersatzteilen nach Polen im Rahmen einer Garantie

• Dokumentation von Sachspenden an gemeinnützige Organisationen

• Austausch von defekten Produkten ohne Zahlungsanspruch

In der Buchhaltung wird die Proforma Rechnung als Eigenbeleg geführt, ohne dass ein offener Posten entsteht. So bleibt der Überblick erhalten und die Anforderungen an Steuer und Zoll werden erfüllt.

Proforma-Rechnung und Buchhaltung: Verbuchung, Steuer und Vorsteuerabzug

Diese Belegart spielt in der Buchhaltung eine spezielle Rolle. Sie dient nicht als klassische Zahlungsaufforderung, sondern als Nachweis für bestimmte Geschäftsvorfälle, zum Beispiel bei Mustersendungen oder Ersatzteillieferungen. Gerade im internationalen Geschäft ist es wichtig, die buchhalterischen Besonderheiten zu kennen, um Fehler zu vermeiden und steuerliche Risiken auszuschließen.

Buchhalterische Behandlung und Abgrenzung

Die Proforma Rechnung wird in der Buchhaltung häufig als Eigenbeleg genutzt, wenn eine ordentliche Handelsrechnung noch fehlt oder nicht erforderlich ist. Sie dient zur kreditorischen oder debitorischen Rechnungsabgrenzung, etwa wenn Waren als Muster ins Ausland versendet werden. In der Praxis erfasst man diese Belegart zunächst als neutralen Buchungsposten, ohne offenen Forderungssaldo oder Mahnläufe auszulösen.

Sobald die tatsächliche Handelsrechnung eingeht, erfolgt eine Stornobuchung der Proforma Rechnung und die Buchung wird auf die reguläre Rechnung übertragen. Das sorgt für eine periodengerechte Zuordnung im Jahresabschluss und verhindert Unstimmigkeiten bei der Bilanzierung. Ein typisches Beispiel: Am Jahresende ist eine Lieferung unterwegs, doch die Originalrechnung liegt noch nicht vor. Diese Belegart wird als vorläufiger Beleg genutzt und nachträglich neutralisiert. Für ein tieferes Verständnis der buchhalterischen Grundlagen lohnt sich ein Blick auf Buchhaltung und Rechnungswesen Grundlagen.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug: Was ist erlaubt?

Für die Umsatzsteuer ist die Proforma Rechnung rechtlich klar abgegrenzt. Sie gilt ausdrücklich nicht als ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG, auch wenn ein Warenwert oder sogar Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Ein Vorsteuerabzug auf Basis dieser Belegart ist daher ausgeschlossen. Erst wenn die Handelsrechnung mit allen Pflichtangaben eingeht, darf die Vorsteuer geltend gemacht werden.

Es gibt keine Ausnahme von dieser Regel, selbst wenn die Proforma Rechnung alle formalen Angaben enthält. Im Jahr 2024 wurden rund 15% der Vorsteueranträge von Unternehmen abgelehnt, weil sie auf einer Proforma Rechnung statt auf einer Handelsrechnung basierten. Unternehmen sollten daher immer darauf achten, steuerliche Buchungen erst nach Eingang der finalen Rechnung vorzunehmen.

Risiken und Fehlerquellen in der Buchhaltung

Die falsche Verwendung einer Proforma Rechnung birgt erhebliche Risiken. Werden beispielsweise falsche Wertangaben gemacht, kann das bei einer Betriebsprüfung zu Nachforderungen oder Bußgeldern führen. Auch eine nachträgliche Umwandlung dieser Belegart in eine Handelsrechnung ist nicht erlaubt und widerspricht den Vorschriften.

Typische Fehlerquellen sind zudem fehlende Pflichtangaben oder eine fehlerhafte Deklaration bei Mustersendungen. Das kann nicht nur die Zollabfertigung verzögern, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Unternehmen sollten deshalb klare Prozesse etablieren und jede Proforma Rechnung sorgfältig prüfen, um Risiken zu minimieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung korrekt

Die Erstellung einer Proforma Rechnung ist kein Hexenwerk, aber jeder Schritt zählt. Mit dieser Anleitung vermeidest du typische Fehler und stellst sicher, dass alle Anforderungen für 2025 erfüllt sind.

Schritt 1: Anlass und Zweck bestimmen

Bevor du eine Proforma Rechnung ausstellst, prüfe den Anlass genau. Wird ein Muster ins Ausland verschickt, handelt es sich um ein Geschenk oder ist Vorkasse vereinbart?

Überlege, ob der reine Warenwert oder ein Handelswert relevant ist. Typische Fälle sind Mustersendungen, Werbegeschenke, temporäre Exporte wie Messeausstattungen oder Ersatzteillieferungen.

Wähle diesen Weg nur, wenn keine echte Zahlungsaufforderung gewünscht ist und der Fokus auf Nachweis oder Zollabwicklung liegt.

Schritt 2: Pflichtangaben zusammenstellen

Sammle alle Pflichtangaben, bevor du beginnst. Dazu gehören:

• Name und Anschrift von Absender und Empfänger

• Ansprechpartner, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum

• Warenbezeichnung, Menge, Einzel- und Gesamtwert

• Lieferdatum, Lieferbedingungen, Ursprungsland

• Umsatzsteuer-ID, EORI-Nummer, ggf. Handelsregistereintrag

Gerade bei internationalen Sendungen sind Aktualität und Vollständigkeit entscheidend. Praktische Hinweise und eine kostenlose Vorlage findest du bei Proforma-Rechnung: Das müssen Sie wissen (+ Vorlage).

Schritt 3: Proforma-Rechnung ausstellen und kennzeichnen

Jetzt wird das Dokument erstellt. Markiere das Dokument unübersehbar als „Proforma-Rechnung“ oder „Proforma Invoice“. Alle Angaben zum Warenwert, zur Menge und zu den Lieferbedingungen müssen klar und nachvollziehbar sein.

Füge Hinweise wie „Kein Handelswert“ oder „Nur für Zollzwecke“ hinzu, idealerweise zweisprachig. Für den Zoll reicht oft eine Formulierung wie: „Diese Sendung ist ein Muster, nicht zum Verkauf bestimmt.“

So stellst du sicher, dass die Zollabfertigung reibungslos läuft.

Schritt 4: Versand und Dokumentation

Verteile das Original und drei Kopien der Proforma-Rechnung an die richtigen Stellen:

• Eine Kopie ins Paket

• Eine außen am Paket (in Klarsichttasche)

• Eine für den Spediteur

• Eine für die eigene Buchhaltung

Ab 1.000 € Warenwert ist eine elektronische Ausfuhranmeldung Pflicht. Dokumentiere den Versand sorgfältig, damit bei Nachfragen alle Belege griffbereit sind.

Schritt 5: Buchhalterische Erfassung und Nachverfolgung

Buchhalterisch wird diese Belegart als Eigenbeleg erfasst, falls noch keine Handelsrechnung vorliegt. Es entsteht kein offener Posten, Mahnungen werden nicht ausgelöst.

Nach Eingang der offiziellen Handelsrechnung erfolgt eine Stornobuchung und die Übertragung der Werte. Moderne Buchhaltungssysteme erleichtern diesen Ablauf und helfen, den Überblick zu behalten.

So bleibt die Buchhaltung sauber und prüfungssicher.

Darauf müssen Sie 2025 achten: Tipps, Fallstricke und aktuelle Entwicklungen

2025 bringt für die Proforma Rechnung im internationalen Handel entscheidende Neuerungen. Wer Waren exportiert, sollte jetzt schon die wichtigsten Änderungen kennen, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Elektronische Rechnungen und Ausfuhranmeldung:
Ab 2025 gelten strengere Regeln für elektronische Dokumente bei Exporten. Wer diese Belegart nutzt, muss sicherstellen, dass alle Daten digital, revisionssicher und nach neuen Vorgaben archiviert werden. Die elektronische Ausfuhranmeldung ist ab einem Warenwert von 1.000 € Pflicht. Das betrifft auch Mustersendungen und temporäre Exporte.

Exportkontrolle und Sanktionslisten:
Prüfe vor jedem Export, ob Genehmigungen notwendig sind und ob der Empfänger auf einer Sanktionsliste steht. Fehlerhafte oder fehlende Prüfungen können zu Bußgeldern führen. Informiere dich regelmäßig über aktuelle Vorschriften, besonders bei Lieferungen in sensible Länder.

Wertangabe bei Mustersendungen:
Für Mustersendungen gilt ab 2025:

Kriterium	Vorgabe laut Zollbefreiungsverordnung
Max. Stückzahl	5 Einheiten pro Muster
Max. Wert je Muster	50 €

Eine Proforma Rechnung muss diese Angaben exakt enthalten. Schätzungen unterhalb der Wertgrenze, um Kontrollen zu umgehen, sind riskant und können zu Problemen bei Zollprüfungen führen.

Fehlervermeidung und Dokumentation:
Achte auf vollständige und korrekte Angaben auf allen Dokumenten. Unvollständige Dokumentation ist ein häufiger Grund für Verzögerungen bei der Zollabfertigung oder sogar für Betriebsstrafen. Bei Betriebsprüfungen zählt nur eine lückenlose Nachweisführung.

Digitalisierung und Automatisierung:
Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Tools, um die Erstellung und Verwaltung der Proforma Rechnung zu automatisieren. Moderne Buchhaltungssoftware spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. 2024 setzten bereits 40% der KMU in Deutschland auf digitale Lösungen. Mehr dazu findest du im Beitrag zu Automatisierung in der Buchhaltung.

Ausblick 2025:
Erwarte weitere Änderungen im Zollrecht und Steuerrecht. Bleibe informiert, prüfe regelmäßig Updates und nutze digitale Workflows, um den Überblick zu behalten. Nur so bleibt deine Proforma Rechnung auch 2025 rechtssicher und effizient.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Proforma-Rechnung

Du hast Fragen zur Proforma Rechnung? Hier findest Du die wichtigsten Antworten rund um Erstellung, rechtliche Anforderungen und praktische Umsetzung. Für eine vertiefende Übersicht findest Du bei Proformarechnung – Wikipedia weitere Hintergründe.

Muss jede Proforma Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten?
Ja, jedes dieser Dokumente sollte eine eindeutige Nummer haben. Das erleichtert die Nachverfolgung und ist für die Dokumentation unerlässlich, auch wenn sie keine klassische Rechnung ist.

Wann ist eine Proforma Rechnung rechtlich bindend?
Eine Proforma Rechnung ist kein Zahlungsbeleg und begründet keinen Zahlungsanspruch. Sie dient nur als Nachweis für den Warenwert, etwa beim Zoll.

Kann ich mit einer Proforma Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Nein, auf der Proforma Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Sie ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Was passiert bei falschen Angaben?
Falsche Werte oder fehlende Pflichtangaben können zu Verzögerungen bei der Zollabfertigung führen. Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder oder Nachprüfungen.

Wie viele Kopien muss ich für den Export erstellen?
Erstelle mindestens vier Exemplare:

Verwendungszweck	Kopie notwendig?
Empfänger	Ja
Spediteur	Ja
Exporteur	Ja
Buchhaltung	Ja

Kann eine Proforma Rechnung in eine Handelsrechnung umgewandelt werden?
Nein, eine Proforma Rechnung kann nicht nachträglich zur Handelsrechnung werden. Für den Verkauf muss eine separate Handelsrechnung erstellt werden.

Welche Software unterstützt die Erstellung von Proforma Rechnung?
Viele Buchhaltungs- und ERP-Programme bieten spezielle Vorlagen, zum Beispiel Lexware, SevDesk oder DATEV.

Welche Besonderheiten gelten bei Spenden und Ersatzteillieferungen?
Bei Spenden an gemeinnützige Organisationen und Ersatzteilen im Garantiefall wird diese Belegart als Nachweis genutzt. Hier gelten besondere Dokumentationspflichten, aber keine Umsatzsteuer.

Du hast jetzt einen umfassenden Überblick darüber, wie wichtig die Proforma-Rechnung 2025 für internationale Geschäfte, Buchhaltung und rechtssichere Abläufe ist. Vielleicht hast du beim Lesen gemerkt, wie viel Zeit und Nerven die korrekte Erstellung und Verwaltung kosten kann. Genau hier setzt filehub an: Mit smarter Automatisierung sparst du dir mühsame Routinen, verbesserst deine Workflows und hast immer alle Dokumente im Griff – natürlich DSGVO-konform und entwickelt in Deutschland. Probier es einfach selbst aus und überzeuge dich, wie einfach Proforma-Rechnungen und mehr sein können – filehub.one jetzt kostenlos testen.