ZUGFeRD - Die E-Rechnung einfach erklärt

Digitale Transformation und neue Gesetze stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Wer Rechnungen effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform verarbeiten will, muss sich jetzt mit modernen E-Rechnungsstandards auseinandersetzen.

Seit 2025 ist die elektronische Rechnung für viele Unternehmen Pflicht. Genau hier setzt ZUGFeRD als Standard an. Dank des Standards lassen sich Rechnungen nicht nur schneller, sondern auch sicherer und transparenter verarbeiten.

Du willst Zeit sparen, Kosten senken und Fehlerquellen minimieren? Dann bist Du hier richtig. In diesem Guide erfährst Du, wie Du ZUGFeRD gewinnbringend einsetzt und welche Vorteile sich daraus für Deinen Alltag ergeben.

Freue Dich auf einen klaren Überblick: Von der Entstehung und dem Aufbau des Standards über die rechtlichen Grundlagen bis hin zu Praxistipps und einem Ausblick auf die Zukunft der E-Rechnung.

Was ist ZUGFeRD? Ursprung, Entwicklung und Gremium

ZUGFeRD ist ein zentraler Baustein für die Digitalisierung des Rechnungswesens. Der Standard erleichtert es Unternehmen, elektronische Rechnungen effizient, sicher und gesetzeskonform zu erstellen und zu verarbeiten. Doch wie entstand ZUGFeRD eigentlich, wer steckt dahinter und welche rechtlichen Rahmenbedingungen prägen seine Entwicklung?

Hintergrund und Entstehung des ZUGFeRD-Standards

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein offener Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Entwickelt wurde der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem Zusammenschluss aus Unternehmen verschiedener Branchen, Banken, Softwareanbietern und Vertretern des öffentlichen Sektors.

Das Ziel: Ein einheitliches, branchenübergreifendes Format für E-Rechnungen, das sowohl in Deutschland als auch europaweit eingesetzt werden kann. Die Entwicklung erfolgte als direkte Antwort auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt.

Seit der ersten Veröffentlichung 2014 wird er kontinuierlich weiterentwickelt, um neue gesetzliche und technische Anforderungen zu erfüllen. Mit der Einführung der neuen ZUGFeRD-Version 2.4 ab 2026 bleibt der Standard zukunftssicher und sorgt für noch bessere Interoperabilität. Ein Beispiel: Im FeRD-Gremium arbeiten Großkonzerne und KMU gemeinsam an praxisnahen Lösungen.

Rechtliche Auswirkungen und Normen

Die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Zugferd erfüllt die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist mit dem europäischen Standard EN 16931 kompatibel. Seit 2020 besteht für öffentliche Auftraggeber in Deutschland eine E-Rechnungspflicht, seit 2025 ist eine Ausweitung auf den B2B-Bereich erfolgt.

Der Standard schlägt die Brücke zwischen menschenlesbaren PDF- und rein maschinenlesbaren XML-Rechnungen. Unternehmen profitieren von rechtssicherer Archivierung und lückenloser Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.

Rolle des FeRD-Gremiums und Standardisierung

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist das zentrale Gremium hinter dem Standard. Hier arbeiten Vertreter aus Industrie, Verbänden und Verwaltung zusammen. Ihre Aufgabe ist es, den Standard zu entwickeln, zu pflegen und an neue Anforderungen anzupassen.

FeRD kooperiert eng mit internationalen Institutionen wie dem Europäischen Komitee für Normung (CEN), um die Interoperabilität von ZUGFeRD auf europäischer Ebene zu sichern. Das Gremium veröffentlicht regelmäßig User Guides und technische Hilfen für Unternehmen und Softwareanbieter. Ein Beispiel für die erfolgreiche Zusammenarbeit: Die Abstimmung mit dem CEN sorgt dafür, dass der E-Rechnungs-Standard mit dem europaweiten PEPPOL-Netzwerk kompatibel bleibt und so der Rechnungsaustausch über Ländergrenzen hinweg problemlos funktioniert.

Aufbau und Funktionsweise von ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Der Standard hat sich in den letzten Jahren als zentraler Baustein für den elektronischen Rechnungsaustausch etabliert. Unternehmen und Behörden profitieren von einer einheitlichen, rechtssicheren und zukunftsfähigen Lösung. Doch wie ist ZUGFeRD eigentlich entstanden, wer steckt dahinter und welche rechtlichen Grundlagen machen das Format so wichtig?

Hintergrund und Entstehung des ZUGFeRD-Standards

Die Entwicklung begann 2014 als Antwort auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ziel war es, ein einheitliches und branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen zu schaffen. Der Standard wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) initiiert, einem Zusammenschluss aus Vertretern von Wirtschaft, Banken, Softwareindustrie, öffentlichem Sektor und Verbänden.

Durch die enge Zusammenarbeit von Großkonzernen und Mittelständlern entstand ein Format, das nationale und europäische Anforderungen erfüllt. Die stetige Weiterentwicklung spiegelt die dynamische Entwicklung in der Digitalisierung wider. ZUGFeRD vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen aller Branchen und Größen.

Rechtliche Auswirkungen und Normen

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber im Jahr 2020 und der damals geplanten Ausweitung auf B2B ab 2025/26 gewinnt der neue Rechnungsstandard zunehmend an Bedeutung. Der Standard erfüllt die Vorgaben der EU-Richtlinie sowie nationale Gesetze. Er ist vollständig kompatibel mit der DIN EN 16931, dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen.

Abgrenzung von ZUGFeRD zu XRechnung

ZUGFeRD verbindet die Vorteile von PDF und XML und ermöglicht damit eine rechtssichere, revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen. Während das eingebettete XML alle strukturierten Rechnungsdaten für die automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs-, ERP- und DMS-Systemen bereitstellt, bleibt das PDF die führende visuelle Darstellung für den Menschen. Die Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsdaten wird dadurch jederzeit sichergestellt.

Im Gegensatz zu einer reinen XRechnung, die ausschließlich aus einer XML-Datei besteht und ohne technische Hilfsmittel nicht lesbar ist, bietet ZUGFeRD einen entscheidenden Praxisvorteil:
Sachbearbeiter, Prüfer und Wirtschaftsprüfer können die Rechnung direkt öffnen, lesen, prüfen und nachvollziehen, ohne spezielle Viewer oder Fachsoftware. Das erhöht die Transparenz, reduziert Rückfragen und vereinfacht Freigabe- und Prüfprozesse erheblich.

Gerade bei Reklamationen, internen Prüfungen, Betriebsprüfungen oder im Tagesgeschäft ist das PDF ein klarer Vorteil, denn es zeigt Beträge, Positionen, Steuern und Absenderinformationen so, wie Menschen sie erwarten. Gleichzeitig stellt das XML sicher, dass exakt dieselben Daten maschinell verarbeitet, validiert und archiviert werden - ohne Medienbruch oder Interpretationsspielraum.

ZUGFeRD vereint damit Mensch und Maschine in einem Dokument. Es ist lesbar, prüfbar und rechtssicher für den Menschen, gleichzeitig ist es strukturiert, valide und automatisierbar für Systeme. Besonders für Unternehmen, die Effizienz, Compliance und Verständlichkeit gleichermaßen benötigen, ist ZUGFeRD daher die praxisnähere Alternative zur reinen XRechnung.

Rolle des FeRD-Gremiums und Standardisierung

Das FeRD-Gremium koordiniert die Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung des Standards. Es setzt sich aus Vertretern von Industrie, Verbänden und Verwaltung zusammen. Die enge Zusammenarbeit mit dem Europäischen Komitee für Normung (CEN) und internationalen Partnern ist entscheidend, um die Interoperabilität sicherzustellen.

FeRD veröffentlicht regelmäßig User Guides und Implementierungshilfen, die Unternehmen bei der Einführung unterstützen. Ein Beispiel für die fortlaufende Standardisierung ist die Abstimmung mit CEN zur Kompatibilität mit PEPPOL. Die kontinuierliche Weiterentwicklung, wie etwa beim ZUGFeRD 2.4: Neuer Standard für digitale Rechnungen tritt in Kraft, stärkt die europaweite Anerkennung und Rechtssicherheit.

Vorteile für Unternehmen und Verwaltung

Die Einführung bietet klare Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse

• Reduzierung von Fehlern und manuellen Eingriffen

• Rechtssicherheit und Transparenz im Rechnungswesen

• Umweltfreundliche Alternative zu Papierdokumenten

Unternehmen profitieren von einer 50%igen Zeitersparnis in der Buchhaltung und einer deutlich effizienteren Abwicklung ihrer Rechnungsprozesse.

ZUGFeRD in der Praxis: Umsetzung und Integration

Die Einführung von ZUGFeRD in Unternehmen ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur effizienten und sicheren E-Rechnung. Doch wie gelingt der Umstieg im Alltag? In diesem Abschnitt erfährst du, wie du Schritt für Schritt einführst, welche technischen Anforderungen zu beachten sind und wie du typische Stolpersteine meisterst. Praxistipps und eine innovative Automatisierungslösung runden den Leitfaden ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung

Die Einführung von ZUGFeRD beginnt mit einer gründlichen Analyse deiner aktuellen Rechnungsprozesse. Prüfe, welche Systeme bereits genutzt werden und welche Anforderungen für E-Rechnungen bestehen.

Folgende Schritte haben sich bewährt:

• Prozesse und IT-Landschaft aufnehmen

• Buchhaltungs- und ERP-Software anpassen oder aktualisieren

• Mitarbeitende gezielt schulen

• Testphase mit Versand und Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen durchführen

• Rollout und fortlaufende Optimierung

Ein mittelständisches Handelsunternehmen hat durch diese strukturierte Vorgehensweise nicht nur Fehler reduziert, sondern auch die Bearbeitungszeit für Rechnungen deutlich verkürzt. Mit dem neuen Rechnungsstandard wird der Rechnungsprozess transparent und nachvollziehbar.

Integration in bestehende Systeme und Workflows

Die technische Integration ist heute unkomplizierter denn je. Viele marktführende Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie DATEV oder Sage bieten bereits native Unterstützung.

Altsysteme lassen sich durch Schnittstellen und Konverter anbinden. Ein typischer Workflow sieht so aus: Die ZUGFeRD-Rechnung wird automatisch importiert, verarbeitet und revisionssicher archiviert. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und automatisierte Freigabeprozesse ergänzen die Lösung.

Eine Tabelle kann den Vergleich der Integrationsmöglichkeiten verdeutlichen:

Systemtyp	Integration mit ZUGFeRD
Modernes ERP	Direkt, meist nativ
Altsystem	Über Schnittstellen
DMS	Automatisierte Ablage

So gelingt die Integration von ZUGFeRD in jede IT-Landschaft.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Bei der Einführung von ZUGFeRD tauchen typische Herausforderungen auf. Viele Unternehmen kämpfen mit Altsystemen, fehlenden Schnittstellen oder Datenmigration.

Häufige Hürden:

• Technische Anpassungen an bestehende Software

• Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden

• Rechtskonforme Archivierung und Nachvollziehbarkeit

• Branchenspezifische Anforderungen (z.B. Gesundheitswesen, Automotive)

Lösungen findest du zum Beispiel durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern, gezielte Schulungen und Pilotprojekte. ERP-Anbieter reagieren auf den Standard und bieten diesen in ihren aktuellen Produktversionen an. Unter umständen reicht ein Update der bestehenden Software um den neuen Rechnungsstandard für die Erstellungen ausgehender Rechnungen direkt nutzen zu können.

Automatisierte Rechnungsworkflows mit filehub

Für Unternehmen, die ZUGFeRD schnell und effizient integrieren möchten, bietet filehub eine innovative Lösung. Die Plattform automatisiert auch das Abrufen, Verarbeiten und Archivieren von ZUGFeRD-Rechnungen aus Webportalen und E-Mails.

Mit No-Code-Workflows kannst du Buchhaltung, DMS und ERP-Systeme ohne Programmierung verbinden. Sicherheit ist dabei garantiert, denn filehub ist DSGVO-konform und C5-zertifiziert. KMU profitieren besonders, weil sie ohne großen IT-Aufwand starten können.

Erfahre mehr über die Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit filehub und wie auch die Verarbeitung des neuen Rechnungsstandards optimal in deine Prozesse einbindest.

Gesetzliche Grundlagen und Zukunftsausblick 2026

Die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen haben sich in den letzten Jahren massiv verändert. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU hat den Weg für verpflichtende elektronische Rechnungen in ganz Europa geebnet. In Deutschland gilt bereits seit 2020 die E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber. Ab 2025 beziehungsweise spätestens 2026 wird eine B2B-Pflicht erwartet. Unternehmen müssen Rechnungen in einem gesetzlich anerkannten Format ausstellen und archivieren. Die Anforderungen betreffen Format, Übermittlung und rechtssichere Aufbewahrung. Verstöße können zu Bußgeldern oder Nichtzahlung führen. Ein aktuelles Beispiel ist die Einführung von ZUGFeRD 2.3.3, das ab Mai 2025 rechtswirksam wird. Dieses Update bringt wichtige Anpassungen an die europäischen Standards und erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Aktuelle und kommende Rechtslage zur E-Rechnung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen basieren auf europäischen und nationalen Vorgaben. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt ein einheitliches Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber vor. Deutschland hat diese Vorgaben in nationales Recht überführt. Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, müssen seit 2020 E-Rechnungen nach den anerkannten Standards versenden. Ab 2025 beziehungsweise 2026 wird die Pflicht auf den gesamten B2B-Bereich ausgeweitet. ZUGFeRD erfüllt alle Anforderungen an Format, Datenfelder und Archivierung. Verstöße gegen die Vorgaben können zu erheblichen Nachteilen führen, etwa Ausschluss von Ausschreibungen oder finanzielle Sanktionen. Die neue Version 2.3.3 bringt erweiterte Code-Listen und Validierungsregeln, um die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931 weiter zu verbessern. Unternehmen, die sich frühzeitig umstellen, sind rechtlich auf der sicheren Seite.

ZUGFeRD und die europäische Harmonisierung

Die Harmonisierung elektronischer Rechnungsstandards ist ein zentrales Ziel der EU. ZUGFeRD dient hier als Brücke zwischen deutschen und europäischen Vorgaben. Über die Norm EN 16931 sowie die Zusammenarbeit mit dem Europäischen Komitee für Normung (CEN) wird ein einheitlicher Rahmen geschaffen. ZUGFeRD ist voll kompatibel mit XRechnung und dem PEPPOL-Netzwerk, was den grenzüberschreitenden Austausch vereinfacht. Besonders wichtig ist die enge Abstimmung zwischen Deutschland und Frankreich, die ihre E-Rechnungsstandards gemeinsam weiterentwickeln. Ein aktueller Bericht zeigt, wie Deutschland und Frankreich ihren gemeinsamen E-Rechnungsstandard aktualisieren, um die Kompatibilität mit EN 16931 und die B2B-Pflicht zu gewährleisten. Förderprogramme der EU unterstützen Unternehmen beim Umstieg auf ZUGFeRD und ähnliche Standards.

Trends und Entwicklungen bis 2026

Bis 2026 wird sich ZUGFeRD weiterentwickeln. Neue Profile und branchenspezifische Erweiterungen sind in Planung. Künstliche Intelligenz und Automatisierung werden in der Rechnungsverarbeitung an Bedeutung gewinnen. Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-Lösungen und papierlose Prozesse, was nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig ist. Die Prognose: Bis 2026 werden rund 90 Prozent aller Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung verschickt. KI-gestützte Prüfungen und automatisierte Freigaben sorgen für zusätzliche Sicherheit. Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Standards garantiert, dass Unternehmen auch zukünftige regulatorische Anforderungen erfüllen.

Branchen- und Unternehmensspezifische Anpassungen

ZUGFeRD bietet flexible Profile, die auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind. Besonders das Extended-Profil ermöglicht individuelle Felder, etwa für das Gesundheitswesen oder die Logistik. So können Unternehmen Zoll- oder Lieferdaten automatisiert in ihre Rechnungen integrieren. Kleine, mittlere und große Unternehmen profitieren gleichermaßen von der Anpassungsfähigkeit des Standards und sichern sich Wettbewerbsvorteile.

Best Practices und Tipps für die effiziente Nutzung von ZUGFeRD

Wer den neuen Rechnungsstandard in der Praxis optimal nutzen will, sollte auf erprobte Erfolgsfaktoren setzen. Eine klare Planung, die richtige Software und die Einbindung aller Beteiligten sind entscheidend. Fehler in der Umsetzung lassen sich vermeiden, wenn typische Stolpersteine bekannt sind. Mit den passenden Tools und etwas Know-how gelingt der Umstieg auf E-Rechnungen reibungslos.

Erfolgsfaktoren für die Einführung

Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit einer strukturierten Projektplanung. Analysiere zuerst die bestehenden Rechnungsprozesse und definiere klare Ziele. Binde alle Stakeholder frühzeitig ein, besonders IT und Buchhaltung.

• Wähle die passende Softwarelösung, die ZUGFeRD vollständig unterstützt.

• Setze auf Pilotprojekte, um Risiken zu minimieren.

• Kommuniziere transparent mit Geschäftspartnern über die neuen Abläufe.

Ein Mittelständler, der diese Punkte beachtet, kann den Wechsel effizient und stressfrei gestalten. Für zusätzliche Unterstützung bieten Lösungen für Finanzprozesse einen umfassenden Überblick über digitale Tools und Best Practices.

Fehlerquellen und wie man sie vermeidet

Viele Unternehmen unterschätzen typische Fehlerquellen bei ZUGFeRD. Unvollständige Datenfelder im XML-Teil führen oft zu Rückläufern. Auch die falsche Auswahl des Profils, etwa Basic statt Extended, kann Probleme verursachen.

• Sorge für vollständige und korrekte Rechnungsdaten.

• Schulen alle Mitarbeitenden im Umgang mit ZUGFeRD.

• Achte auf die rechtssichere Archivierung aller Dokumente.

Halte die Software stets aktuell und informiere dich regelmäßig über Weiterentwicklungen des Standards. So vermeidest du unnötige Verzögerungen und bleibst stets compliant.

Tools, Ressourcen und Support

Für den neuen Rechnungsstandard gibt es eine breite Palette an Softwarelösungen, von marktführenden Anbietern wie Sage und DATEV bis hin zu spezialisierten Tools. Auch Open-Source-Konverter erleichtern die Umstellung. Besonders effizient wird der Rechnungsprozess mit automatisierten Workflows. Hier bietet Buchhaltungs-Automation mit ZUGFeRD Einblicke, wie sich Buchhaltung und E-Rechnung nahtlos verbinden lassen.

Nutze außerdem die User Guides und Checklisten des FeRD-Gremiums. Webinare und Schulungen helfen, den Überblick zu behalten und Mitarbeitende fit für die digitale Zukunft zu machen.

Praxisbeispiele und Erfolgsgeschichten

Zahlreiche Unternehmen berichten von beeindruckenden Erfolgen nach der Einführung. Im Handel und in der Industrie wurden Zeit- und Kostenersparnisse von bis zu 50 Prozent erzielt. Besonders KMU profitieren von der schnellen Verarbeitung und der Fehlerreduktion.

Erfahrungsberichte zeigen, dass der neue Rechnungsstandard nicht nur rechtliche Sicherheit bringt, sondern auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern vereinfacht. Ob Großunternehmen oder Mittelständler, die digitale E-Rechnung setzt sich durch und wird zum neuen Standard.

Du hast jetzt gesehen, wie ZUGFeRD Deine Rechnungsprozesse effizienter, rechtssicherer und zukunftsfähig macht – egal ob im Mittelstand oder Großunternehmen. Der nächste Schritt ist, das Gelernte in die Praxis zu bringen und die Vorteile wirklich zu erleben: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz, automatisierte Abläufe und volle DSGVO-Konformität. Mit filehub kannst Du genau das unkompliziert umsetzen: Verbinde Deine Systeme, automatisiere Rechnungsworkflows und spare wertvolle Zeit. Probier es einfach selbst aus – filehub.one jetzt kostenlos testen und starte in die digitale E-Rechnungswelt von morgen!