Zugferd Rechnung Guide - Alles wichtige im Überblick

Die digitale Rechnungswelt steht vor einem großen Wandel. Ab 2025 gelten neue Spielregeln – bist Du schon bereit für die ZUGFeRD Rechnung? Unternehmen, Selbstständige und öffentliche Auftraggeber müssen sich jetzt auf neue Anforderungen einstellen.

Mit der ZUGFeRD Rechnung eröffnen sich Chancen: Prozesse werden effizienter, Fehlerquellen minimiert und gesetzliche Vorgaben sicher erfüllt. Wer sich frühzeitig informiert, kann den Umstieg reibungslos gestalten und profitiert von einer klaren Struktur.

In diesem Guide zeigen wir alles Wichtige rund um die ZUGFeRD Rechnung. Von den Grundlagen, Vorteilen und Unterschieden zur XRechnung bis hin zu technischen Tipps und Best Practices – hier findest Du alle Antworten für 2026.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein zentraler Begriff, wenn es um die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland geht. Doch was steckt eigentlich hinter diesem Standard und warum ist er für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber so relevant? In diesem Abschnitt erhältst du einen umfassenden Überblick.

Definition und Hintergrund

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde der Standard seit 2014 durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Das Ziel: Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zu vereinheitlichen und zu erleichtern.

Im Kern ist die ZUGFeRD-Rechnung ein sogenanntes Hybridformat. Sie kombiniert ein PDF/A-3-Dokument, das für Menschen lesbar ist, mit einer eingebetteten XML-Datei, die Maschinen auslesen können. Damit unterscheidet sich die ZUGFeRD-Rechnung grundlegend von klassischen Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen.

Dieses Format eignet sich für B2B, B2G und sogar B2C-Anwendungen. Während das PDF die gewohnte Ansicht für den Menschen bietet, ermöglicht die XML-Komponente eine automatisierte Verarbeitung durch Software. Ein typisches Beispiel: Der Empfänger sieht das PDF, das Buchhaltungssystem liest die XML-Daten direkt aus.

Aufbau und technische Merkmale

Die technische Struktur der ZUGFeRD-Rechnung basiert auf zwei Hauptbestandteilen: dem PDF/A-3 als Container und einer eingebetteten XML-Datei, die nach der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut ist. Das PDF dient als visuelles Dokument, während die XML-Datei die strukturierten Rechnungsdaten für die maschinelle Weiterverarbeitung enthält.

Wichtige Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge oder Steuernummer werden innerhalb der XML-Datei eindeutig hinterlegt. Dadurch können ERP- und Buchhaltungssysteme die Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten. Die Kompatibilität mit gängigen Softwarelösungen ist ein großer Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung.

Es gibt unterschiedliche Profile, die je nach Anwendungsfall eingesetzt werden: Basic, Comfort, Extended und das spezielle XRechnung-Profil. Öffentliche Musterdateien helfen dabei, die Struktur nachzuvollziehen und eigene Rechnungen korrekt aufzubauen. So wird die Integration in bestehende Prozesse deutlich vereinfacht.

Aktuelle Versionen und Entwicklung bis 2026

Seit der ersten Veröffentlichung hat sich die ZUGFeRD-Rechnung stetig weiterentwickelt. Angefangen bei Version 1.0 bis hin zu den aktuellen Varianten wie 2.1.1, die seit 2020 EN 16931-konform sind. Diese Konformität ist besonders für die Kommunikation mit Behörden und im internationalen Kontext relevant.

Mit dem XRechnung-Profil ist die ZUGFeRD-Rechnung seit Version 2.1.1 vollständig kompatibel zu den gesetzlichen Anforderungen für die öffentliche Verwaltung. Auch Factur-X, der französische Standard, basiert auf einem ähnlichen Ansatz. Zukünftig werden weitere Anpassungen erwartet, etwa durch neue EU-Vorgaben oder technische Innovationen.

Für alle, die sich tiefergehend informieren möchten, bietet die offizielle Spezifikation von ZUGFeRD 2.1.1 mit XRechnung-Profil einen detaillierten Überblick über die aktuellen Anforderungen und technischen Details. Damit bleibt die ZUGFeRD-Rechnung ein zentraler Baustein für die digitale Transformation bis 2026.

Rechtliche Grundlagen und Anforderungen 2026

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die ZUGFeRD Rechnung verändern sich bis 2026 grundlegend. Unternehmen, Selbstständige und öffentliche Auftraggeber stehen vor neuen Herausforderungen, da die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht wird. Wer sich rechtzeitig informiert, kann Fehler vermeiden und die Vorteile der Digitalisierung optimal nutzen.

Gesetzliche Vorgaben in Deutschland und EU

Die ZUGFeRD Rechnung wird durch klare gesetzliche Vorgaben geregelt. Seit 2020 gilt die E-Rechnungspflicht für den öffentlichen Sektor (B2G), ab 2025 beziehungsweise 2026 folgt die schrittweise Ausweitung auf den B2B-Bereich. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die mit der Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen einheitliche Standards setzt.

Bund und Länder harmonisieren ihre Anforderungen, dennoch gibt es regionale Unterschiede, zum Beispiel bei Übermittlungswegen und Portalen. Für die ZUGFeRD Rechnung sind elektronische Signaturen und eine revisionssichere Archivierung verpflichtend. Unternehmen müssen Fristen für die Umstellung beachten, Übergangsregelungen nutzen und sich auf Sanktionen einstellen, falls sie nicht rechtzeitig umstellen. Behörden können nicht-konforme Rechnungen ablehnen, was zu Zahlungsverzögerungen führen kann.

Pflichtangaben und Formatvorgaben

Für die ZUGFeRD Rechnung schreibt die EN 16931 zahlreiche Pflichtfelder vor. Dazu zählen Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferdatum, Steuernummer, Beträge, Bankverbindung und Leistungsbeschreibung. Diese Daten müssen sowohl im PDF/A-3 als auch in der eingebetteten XML-Datei korrekt und vollständig hinterlegt werden.

Das Format orientiert sich an klaren Vorgaben, um Lesbarkeit und Integrität zu gewährleisten. Besonders für öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID ein zentrales Feld. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben führen schnell zur Ablehnung. Ein Beispiel: Wird das Lieferdatum vergessen oder die XML-Struktur verletzt, gilt die ZUGFeRD Rechnung als nicht konform. Ein detaillierter Vergleich der Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung hilft, die jeweiligen Anforderungen besser zu verstehen.

Akzeptanz und Ablehnung durch Behörden

Deutsche Behörden akzeptieren ab 2026 nur noch die ZUGFeRD Rechnung im XRechnung-Profil (Version 2.1.1 oder neuer). Ältere Versionen werden abgelehnt, da sie nicht vollständig EN 16931-konform sind. Für Lieferanten der öffentlichen Hand bedeutet das: Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert Rückweisungen und Zahlungsausfälle.

Fehler in der Struktur oder fehlende Pflichtfelder führen zur sofortigen Ablehnung. Die Anforderungen werden regelmäßig angepasst, was eine kontinuierliche Überprüfung der eigenen Prozesse notwendig macht. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den rechtlichen Rahmenbedingungen vertraut machen, um ihre ZUGFeRD Rechnung zukunftssicher und gesetzeskonform zu gestalten.

Vorteile und Herausforderungen von ZUGFeRD

Die Einführung der ZUGFeRD Rechnung bringt für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen spürbare Veränderungen. Wer die Chancen und Risiken versteht, kann den Umstieg gezielt steuern und von den Vorteilen profitieren. Gleichzeitig gilt es, typische Stolpersteine zu vermeiden.

Vorteile für Unternehmen und Behörden

Mit der ZUGFeRD Rechnung lassen sich Rechnungsprozesse effizienter gestalten und Fehlerquellen minimieren. Durch die strukturierte XML-Datei werden Daten automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen erfasst, was die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt. Papier-, Lager- und Druckkosten entfallen, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont.

Ein weiterer Pluspunkt: Die ZUGFeRD Rechnung unterstützt internationale Standards wie Factur X und UBL. Unternehmen mit vielen Auslandskunden profitieren so von reibungslosen Abläufen. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Rechnungen schneller geprüft und bezahlt werden, was die Liquidität verbessert. Ein Beispiel: Wer monatlich hunderte Rechnungen verarbeitet, kann mit digitalen Workflows viel Zeit sparen.

Auch für Behörden ist die schnelle und fehlerfreie Verarbeitung ein klarer Vorteil. Die Kompatibilität mit bestehenden Systemen erleichtert die Einführung. Mehr zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung findest Du hier.

Herausforderungen und typische Stolpersteine

Die Umstellung auf die ZUGFeRD Rechnung ist mit einigen Hürden verbunden. Technisch müssen bestehende Systeme oft angepasst oder erweitert werden, um das Hybridformat aus PDF und XML korrekt zu verarbeiten. Gerade ältere ERP- oder Buchhaltungslösungen benötigen eventuell zusätzliche Schnittstellen.

Typische Fehlerquellen sind unvollständige XML-Daten oder falsch befüllte Pflichtfelder. Das führt dazu, dass Rechnungen abgelehnt werden oder Nachbearbeitung erfordern. Auch der Schulungsbedarf ist nicht zu unterschätzen: Mitarbeitende müssen mit den neuen Abläufen und Anforderungen vertraut gemacht werden.

Ein weiteres Problemfeld ist die Akzeptanz bei Geschäftspartnern. Während große Unternehmen bereits auf die ZUGFeRD Rechnung setzen, zögern kleinere Firmen oft noch. Datenschutz und IT-Sicherheit, insbesondere die Einhaltung der DSGVO, sind zusätzliche Herausforderungen, die in jedem Projekt frühzeitig adressiert werden sollten.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Die ZUGFeRD Rechnung unterscheidet sich in mehreren Punkten von der XRechnung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das aus einer PDF/A 3 Datei mit eingebetteter XML besteht. Die XRechnung hingegen ist eine reine XML Datei, die von Behörden im B2G Bereich verpflichtend gefordert wird.

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF/A 3 + XML	XML
Nutzerfreundlichkeit	Hoch (PDF lesbar)	Gering (nur XML)
Akzeptanz	B2B, B2C, B2G (Profil)	Nur B2G
Automatisierung	Vollständig möglich	Vollständig möglich

Seit ZUGFeRD 2.1.1 ist das XRechnung Profil enthalten, dadurch können Unternehmen mit nur einer Lösung beide Anforderungen erfüllen. Dennoch ist für öffentliche Auftraggeber immer die Einhaltung der EN 16931 Norm entscheidend. Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt von den eigenen Prozessen und Empfängeranforderungen ab.

ZUGFeRD-Rechnung in der Praxis: Erstellung, Versand und Verarbeitung

Die Einführung der ZUGFeRD-Rechnung in den Unternehmensalltag bringt viele Vorteile, erfordert jedoch auch ein strukturiertes Vorgehen. Damit Du den Umstieg reibungslos meisterst, findest Du hier einen praxisnahen Leitfaden für die Erstellung, den Versand und die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen.

Schritt-für-Schritt: ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Der erste Schritt zur erfolgreichen Nutzung der ZUGFeRD-Rechnung ist die Auswahl einer passenden Software. Viele ERP- und Buchhaltungslösungen wie SAP, DATEV oder Lexware unterstützen die Erstellung bereits nativ. Alternativ gibt es spezialisierte Tools, mit denen Du ZUGFeRD-Rechnungen manuell oder automatisiert erzeugen kannst.

Wichtig ist, dass alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 korrekt ausgefüllt werden. Dazu zählen Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuernummer und Lieferdatum. Nach Eingabe der Daten wählst Du das passende ZUGFeRD-Profil (z.B. Basic, Comfort, Extended oder das XRechnung-Profil) aus.

Die Software generiert ein PDF/A-3-Dokument, in das die strukturierte XML-Datei eingebettet wird. Vor dem Versand solltest Du die XML-Struktur mit einem Validator überprüfen, um Fehler zu vermeiden. Je nach Anwendung kannst Du die ZUGFeRD-Rechnung einzeln oder in großen Mengen automatisiert erstellen.

• Geeignete Software auswählen

• Pflichtangaben erfassen

• Passendes Profil definieren

• PDF/A-3 mit eingebetteter XML generieren

• Mit Validator prüfen

So stellst Du sicher, dass Deine ZUGFeRD-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Versandmöglichkeiten und Übertragungswege

Beim Versand einer ZUGFeRD-Rechnung hast Du verschiedene digitale Optionen. Am häufigsten wird die Rechnung per E-Mail als Anhang verschickt. Für öffentliche Auftraggeber sind jedoch Portale wie Peppol, De-Mail oder spezielle Submission-Plattformen vorgeschrieben.

Die Auswahl des Übertragungswegs hängt vom Empfänger ab. Während Unternehmen meist E-Mail bevorzugen, verlangen Behörden oft die Nutzung eines Portals. Wichtig ist, dass die Integrität und Sicherheit der ZUGFeRD-Rechnung beim Versand gewährleistet bleibt. Achte darauf, dass die Datei nicht verändert wird und alle Anhänge vollständig sind.

Auch der internationale Versand wird durch Peppol erleichtert, da dieses Netzwerk länderübergreifend anerkannt ist. Prüfe vorab, welche Anforderungen der Empfänger stellt. Bei der Umstellung auf die ZUGFeRD-Rechnung empfiehlt es sich, die Versandprozesse zu dokumentieren und regelmäßig zu testen.

Versandwege im Überblick:

• E-Mail mit PDF/A-3-Anhang

• Peppol-Netzwerk

• De-Mail

• Web-Upload/Submission-Portal

So erreichst Du eine reibungslose und sichere Übertragung Deiner ZUGFeRD-Rechnung.

Verarbeitung und Integration in Workflows

Nach dem Versand beginnt die automatisierte Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnung. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme erkennen die eingebettete XML-Datei und übernehmen die Rechnungsdaten direkt in den digitalen Workflow. Das spart Zeit und minimiert Fehler bei der Datenerfassung.

Die Integration kann je nach System automatisiert oder halbautomatisiert erfolgen. Besonders hilfreich sind Lösungen, die eingehende ZUGFeRD-Rechnungen automatisch erkennen, herunterladen und verarbeiten. Hier bietet zum Beispiel die Seite Rechnungen automatisch herunterladen praktische Einblicke, wie Du diesen Schritt effizient gestalten kannst.

Typische Vorteile:

• Automatische Buchung in der Finanzsoftware

• Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse

• Integration ins DMS für revisionssichere Archivierung

Nutze Test- und Validierungstools, um die fehlerfreie Verarbeitung jeder ZUGFeRD-Rechnung sicherzustellen. So profitierst Du von maximaler Effizienz im Rechnungswesen.

Best Practices & Tipps für den Umstieg

Damit der Wechsel zur ZUGFeRD-Rechnung gelingt, solltest Du frühzeitig mit der Planung beginnen. Binde alle relevanten Abteilungen ein und informiere Deine Geschäftspartner über die neuen Prozesse. Eine gezielte Schulung der Mitarbeitenden ist essenziell, um Fehlerquellen zu minimieren.

Setze auf Pilotprojekte, um die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen im kleinen Rahmen zu testen. Nutze dabei Validierungstools, um die Einhaltung aller Vorgaben zu prüfen. Dokumentiere alle Schritte und archiviere die Rechnungen revisionssicher entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Best Practices im Überblick:

• Frühzeitige Planung und Kommunikation

• Schulungen für Mitarbeitende

• Nutzung von Testumgebungen

• Laufende Überprüfung der Prozesse

• Regelmäßiges Update der Software

Mit diesen Maßnahmen stellst Du sicher, dass Deine ZUGFeRD-Rechnung reibungslos eingeführt und rechtskonform verarbeitet wird.

Technische Umsetzung und Automatisierungsmöglichkeiten

Die technische Umsetzung einer ZUGFeRD Rechnung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung von Rechnungsprozessen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, neue Standards in bestehende IT-Landschaften zu integrieren und die Weichen für effiziente, automatisierte Workflows zu stellen.

Integration von ZUGFeRD in bestehende Systeme

Die Integration der ZUGFeRD Rechnung in vorhandene ERP- oder Buchhaltungssoftware ist für viele Unternehmen entscheidend. Wichtig ist, dass Schnittstellen und APIs vorhanden sind, damit Daten zwischen Systemen fließen können. Besonders gefragt ist die Anbindung an marktführende Lösungen, wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV.

Ein Beispiel: Mit der Integration mit DATEV Unternehmen online kannst du ZUGFeRD-Rechnungen nahtlos in dein digitales Buchhaltungssystem einbinden. Das reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Auch ältere Systeme lassen sich oft mit Konvertern oder Middleware-Lösungen anbinden. Wichtig ist, regelmäßig Updates einzuspielen und Support durch den Softwareanbieter zu sichern, um die Kompatibilität mit aktuellen ZUGFeRD-Versionen zu gewährleisten.

Automatisierung von Rechnungsworkflows

Die Automatisierung rund um die ZUGFeRD Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Durch den Einsatz moderner Tools lassen sich Rechnungen automatisch erzeugen, versenden und verbuchen. Dies spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit im Vergleich zu manuellen Prozessen.

Ein typischer Workflow könnte so aussehen:

Schritt	Manuell	Automatisiert (ZUGFeRD)
Rechnungserstellung	Eingabe per Hand	Systemgeneriert
Versand	Ausdruck, Post, E-Mail	E-Mail, Peppol, Portal
Buchung	Manuelle Eingabe	Automatische Buchung
Archivierung	Ordner, Papier	Digital, revisionssicher

Besonders praktisch: Mit Lösungen für Finanzprozesse kannst du den gesamten Rechnungsprozess digitalisieren und Workflows flexibel gestalten – ohne Programmierkenntnisse. Dadurch wird die ZUGFeRD Rechnung zum echten Effizienztreiber.

Datensicherheit und DSGVO-Konformität

Bei der Nutzung der ZUGFeRD Rechnung spielt Datensicherheit eine zentrale Rolle. Rechnungsdaten enthalten oft sensible Informationen, deshalb ist eine verschlüsselte Speicherung und Zugriffskontrolle Pflicht. Empfehlenswert ist die Ablage in deutschen oder europäischen Rechenzentren, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.

Cloud-Lösungen sollten mindestens C5-zertifiziert sein und regelmäßige Backups bieten. Der Umgang mit Kundendaten muss klar geregelt und dokumentiert werden. So schützt du dich vor Datenverlust und rechtlichen Risiken.

Setze auf Anbieter, die transparente Datenschutzrichtlinien und zuverlässigen Support bieten. So bleibt die ZUGFeRD Rechnung nicht nur technisch, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Ausblick: Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung mit ZUGFeRD

Die Digitalisierung verändert die Art, wie Unternehmen Rechnungen austauschen, grundlegend. Die ZUGFeRD Rechnung spielt dabei eine zentrale Rolle und wird bis 2026 weiter an Bedeutung gewinnen. Wer sich jetzt mit den kommenden Trends, Empfehlungen und einer klaren Checkliste vorbereitet, stellt die Weichen für einen erfolgreichen Umstieg.

Trends und Entwicklungen bis 2026

Die digitale Rechnungswelt entwickelt sich rasant. Bis 2026 ist ein spürbarer Digitalisierungsschub zu erwarten, da gesetzliche Vorgaben und Innovationen die Nutzung der ZUGFeRD Rechnung vorantreiben. Immer mehr Unternehmen setzen auf Automatisierung und moderne Standards wie Factur-X. Die Einbindung von KI-gestützten Tools ermöglicht eine intelligente Verarbeitung und Datenextraktion.

Die Standardisierung schreitet voran, was die europaweite Akzeptanz steigert. Neue Versionen wie ZUGFeRD 2.4 bringen zusätzliche Funktionen und Anpassungen. Wer mehr über die aktuellen Entwicklungen erfahren möchte, findet Details zu neuen Features und Anpassungen an steuerliche Vorgaben in diesem Beitrag zu Aktuelle Entwicklungen zu ZUGFeRD 2.4.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Unternehmen sollten jetzt die Weichen stellen, um die Vorteile der ZUGFeRD Rechnung optimal zu nutzen. Frühzeitige Anpassung an die neuen rechtlichen Anforderungen ist entscheidend. Investiere in zukunftssichere Softwarelösungen und Automatisierung, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Der Aufbau interner Kompetenzen durch kontinuierliche Weiterbildung hilft, technologische Entwicklungen souverän zu meistern. Zusammenarbeit mit IT- und Steuerberatern sorgt für einen reibungslosen Übergang. Praxisnahe Erfahrungen und Tipps aus der Branche findest du im Bericht zum E-Rechnungs-Gipfel 2025: Umsetzungserfahrungen.

Checkliste für die erfolgreiche Einführung von ZUGFeRD

Eine strukturierte Herangehensweise erleichtert die Einführung der ZUGFeRD Rechnung. Mit dieser Checkliste bist du bestens vorbereitet:

• System- und Prozessanalyse im Unternehmen durchführen

• Geeignete Software auswählen und implementieren

• Mitarbeitende schulen und informieren

• Testphase mit Validierung der Rechnungen einplanen

• Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden sicherstellen

• Regelmäßige Überprüfung auf Updates und Gesetzesänderungen

Mit klaren Schritten und kontinuierlicher Anpassung bist du für die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung optimal aufgestellt.

Du hast jetzt einen umfassenden Überblick erhalten, wie Du mit ZUGFeRD 2026 rechtssicher und effizient durchstartest – von den Grundlagen über gesetzliche Anforderungen bis hin zu praktischen Tipps für die Umsetzung. Wenn Du Deine Prozesse wirklich automatisieren und dabei Zeit sowie Fehlerquellen sparen willst, probier filehub doch einfach in der Praxis aus: Die Plattform verbindet Deine Dokumentenworkflows, erfüllt höchste Datenschutzstandards und lässt sich ohne Programmierkenntnisse einsetzen. Überzeuge Dich selbst, wie leicht die Umstellung sein kann – filehub.one jetzt kostenlos testen.