Rechnungen automatisch aus Portalen herunterladen
Rechnungen kommen automatisch dort an, wo du arbeitest
filehub ruft Rechnungen aus Kundenportalen automatisch ab und leitet sie in dein DMS, ERP oder die Buchhaltung weiter – sicher, strukturiert und revisionsfest.
Keine Logins. Keine Passwortsuche. Keine manuellen Downloads.
die Herausforderung
Manuelle Downloads skalieren nicht
Rechnungen kommen längst nicht mehr per Post. Sie liegen verteilt in unzähligen Portalen – jedes mit eigenem Login, eigener Navigation und eigenen Export-Logiken.
Für Immobilienverwaltungen bedeutet das: tägliches Portal-Hopping, unvollständige Belegsammlungen und vermeidbare Medienbrüche zwischen Portal, DMS und Buchhaltung.
Typische Folgen
- Fehlende Rechnungen und Nachfassen
- Zeitverlust über viele Objekte und Lieferanten hinweg
- Manuelles Ablegen und Weiterleiten
- Compliance-Risiken durch lückenhafte Dokumentation
Die Lösung
Automatischer Rechnungs-Download mit filehub
Einmal verbinden. Danach prüft filehub Ihre Portale automatisch und holt neue Rechnungen im Hintergrund ab.
Sie definieren, wohin die Rechnungen sollen – filehub liefert sie zuverlässig und termingerecht dorthin.
1. Portale einmal verbinden
2. filehub prüft Portale automatisch
3. Neue Rechnungen werden heruntergeladen
4. Dokumente werden ins richtige System weitergeleitet
5. Optional: Metadaten und Buchungsdaten-Export
Rechnungsquellen, die du automatisieren kannst
Tipp: In der Immobilienverwaltung entsteht das größte Einsparpotenzial bei wiederkehrenden Portal-Rechnungen (Energie, Telekom, Versicherung).
Typische Workflows
Alles ohne manuelle Zwischenschritte.
Vorteile nach Rolle
Sicher & rechtskonform
- DSGVO-konforme Verarbeitung und Zugriffskontrollen
- Revisionsfeste Dokumentenflüsse (GoBD)
- Unterstützt PDF, XRechnung und ZUGFeRD
- Funktioniert mit Ihren bestehenden Systemen – kein Austausch nötig.
Teste es kostenlos und verarbeite Rechnungen automatisch.
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Kostenloser Plan verfügbar
Automatischer Rechnungsdownload
- Immobilien- und Hausverwaltungen
- Organisationen mit vielen wiederkehrenden Portal-Rechnungen
- Teams, die weniger manuelle Schritte und mehr Zuverlässigkeit wollen
filehub verbindet sich einmalig mit Ihren Kundenportalen, Online-Shops und Dienstleistern. Nach der Aktivierung meldet sich filehub sicher im Hintergrund an, ruft neue Rechnungen ab und speichert sie genau an dem von Ihnen definierten Ort – ganz ohne manuelle Suche, Passwortsuche oder erneute Logins.
Ja. filehub unterstützt gängige Formate wie PDF sowie XRechnung und ZUGFeRD.
Nein. Sie hinterlegen Ihre Zugangsdaten nur einmal während der Einrichtung. filehub verschlüsselt diese sicher und nutzt sie ausschließlich für die automatisierte Abholung. Sie müssen Passwörter nicht erneut eingeben oder suchen – außer der Anbieter ändert sie.
Wenn ein Portal Rechnungen nicht automatisch generiert (z. B. Marketplace-Händler), kann filehub eine Anforderung auslösen – oder Sie informieren, dass die Rechnung manuell angefordert werden muss. Unterstützte Portale ermöglichen filehub außerdem, Ersatzdokumente abzuholen, sobald sie verfügbar sind.
Ja, selbstverständlich. Sie definieren das Zielsystem: DMS, ERP, DATEV, Google Drive, Dropbox, OneDrive oder jeden anderen von filehub unterstützten Connector. filehub verteilt jede Rechnung automatisch in den richtigen Ordner oder Workflow – inklusive Metadaten und Dateibenennung.
filehub führt regelmäßige Hintergrundprüfungen durch, abhängig von Ihren Workflow-Einstellungen. Typische Intervalle reichen von stündlich bis täglich. Für hochvolumige Accounts (z. B. Amazon, Telekom, Adobe) kann die Frequenz erhöht werden, um nahezu Echtzeit-Updates zu erhalten.
filehub überwacht und aktualisiert die Connector-Logik fortlaufend. Wenn ein Anbieter seine Oberfläche ändert, passt unser Team den Connector an, um eine unterbrechungsfreie Automation sicherzustellen. Sie werden nur informiert, wenn Ihre Aktion erforderlich ist (z. B. neue 2FA-Einrichtung).
Ja. Alle Zugangsdaten und Dokumente sind durchgehend verschlüsselt, werden in deutschen Rechenzentren gespeichert und gemäß DSGVO- und GoBD-Vorgaben verarbeitet. filehub greift nur auf die Daten zu, die für die Automatisierung notwendig sind.
Ja. Sie können beliebig viele Portale verbinden – Amazon, Telekom, Vodafone, Deutsche Bahn, eBay, OTTO und viele mehr. filehub sammelt Rechnungen aus allen Quellen und bündelt sie in einem konsistenten, automatisierten Workflow.
Oft innerhalb von 15 Minuten für das erste Portal und den ersten Workflow – ohne IT-Projekt.