ERechnung 2026: Digitale Rechnungen Einfach Umsetzen

Seit 2025 wird die ERechnung zum Pflichtstandard im deutschen Geschäftsverkehr. Viele Unternehmen stehen dadurch vor einer der größten Veränderungen in der Buchhaltung der letzten Jahrzehnte.

Viele Betriebe fragen sich, wie sie die neuen gesetzlichen Vorgaben effizient und rechtssicher umsetzen. Die Unsicherheit ist groß, doch wer jetzt handelt, kann von mehr Effizienz, geringeren Fehlerquoten und spürbaren Kosteneinsparungen profitieren.

In diesem Beitrag erläutern wir Schritt für Schritt, wie E-Rechnungen 2026 einfach und sicher eingeführt werden, welche Formate wie ZUGFeRD und XRechnung relevant sind und wie man Unternehmen optimal auf die digitale Zukunft vorbereitet.

Dich erwartet ein kompakter Überblick über gesetzliche Anforderungen, verschiedene Rechnungsformate, technische Umsetzung, Archivierung und bewährte Best Practices.

1. Bedeutung der E-Rechnung in der modernen Buchhaltung

Die ERechnung ist der Motor der digitalen Transformation in der Buchhaltung. Sie sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und damit nicht nur schneller, sondern auch fehlerärmer arbeiten. Statt Papierstapel und langwieriger manueller Erfassung stehen maschinenlesbare Daten im Fokus. Das beschleunigt die Rechnungsprüfung enorm, weil Daten direkt ins System übernommen werden. Egal ob kleines Unternehmen oder großer Konzern, die elektronische Rechnung bringt überall mehr Effizienz und Transparenz in die Abläufe.

Die digitale Transformation in der Buchhaltung

Die Digitalisierung verändert die Buchhaltung grundlegend. Mit der verpflichtenden ERechnung werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch verlässlicher. Fehlerquellen durch manuelle Eingaben entfallen, da Rechnungsdaten direkt digital verarbeitet werden. Das bedeutet: Weniger Rückfragen, weniger Papier, mehr Überblick.

Unternehmen profitieren von optimierten Workflows. Eingehende Rechnungen lassen sich automatisch prüfen und weiterleiten. Die Zeitersparnis ist enorm, da Belegflüsse digital nachvollziehbar sind. Auch kleine Firmen können so mit den Großen mithalten, weil die elektronische Rechnung standardisierte Prozesse bietet.

Gesetzliche Vorgaben in Deutschland und Europa bis 2028

Ab 2025 wird die ERechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. Hintergrund ist die EU-Initiative ViDA, die europaweit eine einheitliche digitale Rechnungsstellung anstrebt. Der Gesetzgeber setzt auf einen klaren Fahrplan: Zunächst sind auch Papier- oder PDF-Rechnungen noch mit Zustimmung erlaubt, ab 2028 müssen alle B2B-Umsätze ausschließlich als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden.

Über 90 Prozent der Unternehmen werden bis dahin ihre Rechnungsprozesse komplett digitalisieren müssen. Das betrifft auch internationale Geschäfte, denn grenzüberschreitende Umsätze unterliegen den neuen Vorgaben. Wer mehr wissen möchte, findet einen umfassenden Überblick zu gesetzlichen Grundlagen und Umsetzungshinweisen.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die elektronische Rechnung bietet konkrete Vorteile: Sie spart Kosten, weil Papier, Porto und langwierige Bearbeitung entfallen. Jede ERechnung ist nachvollziehbar und jederzeit auffindbar, was die Transparenz steigert. Die digitale Archivierung – etwa von ZUGFeRD-Rechnungen – ist zehn Jahre Pflicht und muss das Ursprungsformat unverändert sichern.

Zudem gibt es verschiedene Formate mit spezifischen Stärken:

Format	Typ	Einsatzgebiet	Besonderheit
ZUGFeRD	Hybrid (PDF+XML)	B2B, B2C, international	Visuell & maschinenlesbar
XRechnung	XML	Pflicht im öffentlichen Sektor	Nur maschinenlesbar

Mit der elektronischen Rechnung bist du bestens gewappnet für künftige Meldesysteme, stärkere Compliance und weniger Steuerprüfungen. Die E-Rechnung ist der Schlüssel zu einer modernen, digitalen Buchhaltung.

2. Gesetzliche Anforderungen und Fristen zur E-Rechnungspflicht

Die ERechnung steht im Mittelpunkt der digitalen Transformation der Buchhaltung. Sie schafft nicht nur Effizienz, sondern wird ab 2025 zur Pflicht für Unternehmen in Deutschland. Die gesetzlichen Vorgaben betreffen nicht nur Großunternehmen, sondern auch kleine Betriebe und Selbstständige. Auch in Europa nimmt die elektronische Rechnung eine Schlüsselrolle ein, um Prozesse zu harmonisieren und Steuertransparenz zu stärken.

Überblick über die neuen gesetzlichen Vorgaben

Seit 2025 ist die ERechnung im B2B-Bereich in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die klar definiert, was als echte elektronische Rechnung gilt. Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate sind zulässig – einfache PDFs, JPGs oder TIFs erfüllen nicht die Anforderungen.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Deutschland, unabhängig von Größe oder Branche. Ziel ist die vollständige Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse. Weitere Informationen zu den gesetzlichen Details und den Übergangsfristen findest du bei der E-Rechnungspflicht ab 2025 – IHK Frankfurt am Main.

Übergangsfristen und Zeitplan bis 2028

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Zwischen 2025 und 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen. Ab 2027 gilt für Kleinunternehmen (bis 800.000 Euro Umsatz) eine Sonderregelung. Ab 2028 ist die ausschließliche Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen für alle B2B-Umsätze verpflichtend.

Fristenübersicht:

Jahr	Welche Unternehmen?	Erlaubte Formate
2025	Alle	E-Rechnung, Papier/PDF*
2027	Kleinunternehmen (<800.000 € Umsatz)	E-Rechnung, Papier/PDF*
2028	Alle	Nur E-Rechnung (XML, ZUGFeRD, XRechnung)

*Mit Zustimmung des Empfängers

Diese Vorgaben gelten auch im europäischen Kontext. Die EU verfolgt mit ViDA das Ziel, eine einheitliche, digitale Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Umsätze zu schaffen. So wird die elektronische Rechnung zum neuen Standard im europäischen Geschäftsverkehr.

Rechte und Pflichten von Rechnungsausstellern und -empfängern

Ab 2025 besteht für alle Unternehmen die Pflicht, erechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich, wenn das Format der EN 16931 entspricht. Für Privatkunden und bestimmte grenzüberschreitende Umsätze gelten Sonderregelungen.

Wichtig ist die konsequente digitale Verarbeitung und Archivierung – insbesondere bei Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. ZUGFeRD kombiniert PDF und eingebettetes XML, wodurch sowohl menschliche als auch maschinelle Lesbarkeit gewährleistet ist. XRechnung hingegen ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das vor allem für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist.

Für beide Formate gilt: Rechnungen müssen zehn Jahre im Ursprungsformat revisionssicher archiviert werden. Nur so ist die elektronischen Rechnung auch im Falle einer Steuerprüfung gesetzeskonform und nachvollziehbar.

3. E-Rechnungsformate im Vergleich: ZUGFeRD, XRechnung & Co.

Die ERechnung ist heute ein zentrales Element der modernen Buchhaltung. Mit der Digitalisierung gewinnen Effizienz, Transparenz und Automatisierung in Unternehmen enorm an Bedeutung. Ab 2025 werden durch die EU-Initiative ViDA und nationale Vorgaben nahezu alle Unternehmen in Deutschland und Europa zur Verwendung strukturierter E-Rechnung-Formate verpflichtet. Die Einhaltung dieser Standards ist nicht nur gesetzlich erforderlich, sondern bildet auch das Fundament für zukunftssichere und revisionssichere Prozesse.

Was ist eine E-Rechnung? – Technische und rechtliche Grundlagen

Eine ERechnung im Sinne der aktuellen Gesetzgebung ist mehr als eine digitale Kopie auf Papier. Sie besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten nach EN 16931. Nur so können Buchhaltungssysteme die Informationen automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Klassische Formate wie PDF, JPG oder TIF erfüllen diese Anforderungen nicht, da sie keine standardisierten Datenfelder enthalten.

Wichtig ist, dass Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Steuersatz und Empfängerdaten korrekt und eindeutig maschinenlesbar hinterlegt sind. Die elektronische Verarbeitung der elektronischen Rechnung reduziert Fehlerquellen erheblich und beschleunigt die Verarbeitung. Unternehmen profitieren dadurch von schnelleren Freigaben und einer besseren Nachverfolgbarkeit aller Prozesse.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede und Anwendungsbereiche

Im deutschsprachigen Raum haben sich insbesondere die Formate ZUGFeRD und XRechnung etabliert. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML, wodurch sowohl Mensch als auch Maschine die ERechnung lesen können. XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format und wird vor allem von Behörden und im öffentlichen Sektor gefordert.

Ein praktischer Vergleich der beiden Formate zeigt:

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF + XML	XML
Zielgruppe	Unternehmen, B2B/B2C	Behörden, B2B
International	Ja (Factur-X)	Eingeschränkt
Lesbarkeit	Mensch & Maschine	Nur Maschine

Wer wissen möchte, wann welches Format sinnvoll ist, findet einen detaillierten Vergleich der beiden E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Die richtige Wahl hängt von Kundenstruktur und gesetzlichen Vorgaben ab.

Auswahl des richtigen Formats für das eigene Unternehmen

Die Auswahl des passenden Formats richtet sich nach Branche, Kundenkreis und technischen Voraussetzungen. Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen profitieren oft von hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X. Für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung meist Pflicht.

Wichtig: Die digitale Verarbeitung und Archivierung der elektronischen Rechnung muss GoBD-konform erfolgen. Das bedeutet, Rechnungen müssen im Ursprungsformat (z.B. XML bei ZUGFeRD) für mindestens zehn Jahre unveränderbar gespeichert werden. Moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten heute Schnittstellen, die eine nahtlose Integration und automatische Archivierung ermöglichen. Dies schafft Rechtssicherheit und entlastet Unternehmen im Tagesgeschäft.

4. Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen: Schritte & Best Practices

Die Einführung der ERechnung ist ein bedeutender Meilenstein für die digitale Transformation in der Buchhaltung. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, weniger Fehlern und mehr Transparenz. Entscheidend ist, die Umstellung strukturiert anzugehen und die gesetzlichen Vorgaben bis 2028 einzuhalten. Nachfolgend findest Du die wichtigsten Schritte und bewährte Methoden zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Rechnung in Deinem Betrieb.

Schritt 1: Analyse der bisherigen Rechnungsprozesse

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung der ERechnung ist die genaue Analyse aller bestehenden Rechnungsprozesse. Erfasst werden sowohl der Rechnungseingang als auch der Rechnungsausgang, um Schwachstellen wie Medienbrüche oder manuelle Erfassung zu identifizieren. Diese Analyse zeigt auf, wo Automatisierung Potenzial bietet und welche Prozesse für die Umstellung auf elektronischen Rechnung besonders relevant sind.

Typische Fragen:

• Welche Rechnungsarten werden aktuell genutzt?

• Gibt es bereits digitale Workflows?

• Wo treten Fehler oder Verzögerungen auf?

Mit dieser Grundlage kannst Du gezielt entscheiden, welche Prozesse digitalisiert werden sollen.

Schritt 2: Auswahl und Einführung passender Softwarelösungen

Bei der Auswahl einer Lösung für die ERechnung sind Konformität mit EN 16931, Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Moderne Tools ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die Zeit spart und Fehler minimiert. Besonders hilfreich ist die Automatisierung von E-Rechnungen, um Rechnungen medienbruchfrei zu erfassen, zu prüfen und direkt weiterzuleiten.

Wichtige Kriterien:

• Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung

• Integration in bestehende Systeme

• Skalierbarkeit und einfache Bedienbarkeit

Vergleiche verschiedene Anbieter und prüfe, welche Lösung zu Deinem Unternehmen passt.

Schritt 3: Integration in bestehende Systeme und Workflows

Die Integration der elektronischen Rechnung in ERP und Buchhaltungssoftware ist ein Schlüssel zum Erfolg. Nur so lassen sich Rechnungen automatisch weiterleiten, prüfen und freigeben. Schulungen für Mitarbeitende sorgen dafür, dass alle Beteiligten die neuen digitalen Prozesse verstehen und akzeptieren.

Typische Integrationen:

• Anbindung an das Dokumentenmanagement

• Automatisierte Prüfroutinen und Freigabeprozesse

• Reibungslose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

So erreichst Du eine durchgängig digitale und effiziente Rechnungsbearbeitung.

Schritt 4: Sicherstellung der rechtssicheren Archivierung

Für die ERechnung gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren im Ursprungsformat, meist XML. Besonders bei ZUGFeRD-Rechnungen ist die digitale Archivierung essenziell, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Die Unveränderbarkeit und GoBD-Konformität müssen jederzeit gewährleistet sein.

Worauf achten?

• Speicherung im Originalformat (z. B. ZUGFeRD-XML)

• Schutz vor Manipulation und Datenverlust

• Schnelle Auffindbarkeit bei Betriebsprüfungen

Mit einem digitalen Archiv bist Du für alle Anforderungen rund um die elektronischen Rechnung bestens gerüstet.

Schritt 5: Kontinuierliche Optimierung und Monitoring

Nach der Einführung ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Überwache regelmäßig die Prozesse und optimiere sie anhand von Auswertungen und Dashboards. So stellst Du sicher, dass sämtliche Workflows effizient, gesetzeskonform und zukunftssicher bleiben.

Empfohlene Maßnahmen:

• Nutzung von Monitoring-Tools zur Prozessanalyse

• Feedback-Runden mit Mitarbeitenden

• Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben bis 2028

Seit der Einführung hat das Format der elektronischen Rechnung kontinuierliche Updates erfahren. Auch Softwarehersteller passen ihre Lösungen an um mehr Komfort in dre Verarbeitung zu bieten. Mit dieser kontinuierlichen Verbesserungen bleibt die Verarbeitung von ERechnungen immer auf dem neuesten Stand und Dein Unternehmen profitiert nachhaltig.

5. filehub: Automatisierung von E-Rechnungsprozessen

Automatisierung ist der Schlüssel, um die ERechnung effizient und fehlerfrei in die Buchhaltung zu integrieren. Mit filehub erhalten Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, die den gesamten Prozess der E-Rechnungsverarbeitung digitalisiert und beschleunigt.

filehub ermöglicht das automatisierte Einlesen, Verarbeiten und Weiterleiten von E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Plattform verbindet sich nahtlos mit gängigen Buchhaltungsprogrammen, ERP-Systemen und Webportalen. So landen Rechnungen automatisch im richtigen System und sind sofort weiterverarbeitbar.

Ein typisches Praxisbeispiel: Mit der Rechnungen automatisch herunterladen-Funktion werden E-Rechnungen direkt aus Online-Portalen abgerufen und ohne manuelle Zwischenschritte in den Buchhaltungsworkflow übernommen. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und sorgt für durchgängige Transparenz.

Auch die Archivierung erfolgt vollständig digital und DSGVO-konform. Zugriffskontrollen und die sichere, zehnjährige Aufbewahrung im Ursprungsformat (z.B. ZUGFeRD-XML) sind integriert. Unternehmen erfüllen so alle gesetzlichen Anforderungen zur erechnung, ohne aufwändige IT-Projekte.

Gerade für KMU bietet filehub entscheidende Vorteile: schnelle Integration, keine Notwendigkeit für eigene IT-Ressourcen und eine kostenlose Testphase. Wer E-Rechnungsprozesse automatisiert, verschafft sich einen klaren Vorsprung in der digitalen Buchhaltung.

6. Herausforderungen und Lösungen bei der Umstellung auf E-Rechnung

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt für viele Unternehmen zahlreiche Herausforderungen mit sich. Besonders im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben in Europa bis Ende 2028 steigt der Druck, bestehende Prozesse vollständig zu digitalisieren. Verschiedene Formate wie ZUGFeRD und XRechnung stellen zusätzliche Anforderungen an Technik und Organisation. Moderne Buchhaltung verlangt eine rein digitale Verarbeitung und Archivierung, besonders bei ZUGFeRD-Rechnungen.

Typische Stolpersteine bei der Einführung

Viele Unternehmen begegnen bei der Einführung der elektronischen Rechnung ähnlichen Problemen. Häufig fehlt es an kompatibler Software oder die vorhandenen Systeme unterstützen die notwendigen Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung nicht. Auch technische Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungslösungen sind oft ein Engpass.

Teaminterne Widerstände, Unsicherheit über gesetzliche Details und Unklarheiten bei der Archivierung führen zu Verzögerungen. Die Pflicht zur digitalen Archivierung, insbesondere von ZUGFeRD-Rechnungen im XML-Format, wird häufig unterschätzt. Fehler bei der Auswahl des richtigen Formats oder Missverständnisse bei der Unterscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung sind weitere Stolpersteine.

• Fehlende Software-Kompatibilität

• Unklare rechtliche Vorgaben

• Widerstand und Unwissen im Team

• Fehler bei Formatwahl und Archivierung

Lösungsansätze und Empfehlungen aus der Praxis

Um die elektronische Rechnung erfolgreich einzuführen, empfiehlt sich eine frühzeitige und strukturierte Planung. Es lohnt sich, alle Abteilungen – von IT über Buchhaltung bis zum Management – einzubeziehen. Checklisten und Mustervorlagen helfen, den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden.

Praktisch bewährt hat sich die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die sich auf digitale Rechnungsprozesse spezialisiert haben. Für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten, bieten Plattformen wie Lösungen für Finanzprozesse gezielte Unterstützung bei der Auswahl, Integration und Automatisierung von E-Rechnungslösungen.

Regelmäßige Schulungen und Informationsangebote für Mitarbeitende stärken die Akzeptanz und bauen Unsicherheiten ab. Auch die laufende Überprüfung der Prozesse trägt dazu bei, die elektronischen Rechnung effizient und compliant zu gestalten.

• Einbindung aller relevanten Bereiche

• Nutzung externer Expertise und Tools

• Schulung und Information der Mitarbeitenden

• Regelmäßige Prozessüberprüfung

Ausblick: Zukünftige Entwicklungen und Trends

Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Buchhaltung wird die ERechnung in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Die EU-Initiative ViDA und die vollständige Verpflichtung zur E-Rechnung bis 2028 treiben die Entwicklung voran. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit internationalen Standards wie Factur-X sowie mit Automatisierung und KI-gestützter Prüfung beschäftigen.

Die Anforderungen an die rein digitale Verarbeitung und Archivierung – vor allem bei ZUGFeRD-Rechnungen – werden weiter steigen. Interoperabilität und die Integration in verschiedene Systeme werden zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Wer jetzt in flexible Lösungen investiert, profitiert langfristig von effizienteren Prozessen und besserer Compliance.

Du hast jetzt gesehen, wie die E Rechnung Schritt für Schritt eingeführt wird und welche Vorteile die Automatisierung für Deinen Arbeitsalltag bringt. Gerade wenn Du effizienter arbeiten und typische Fehlerquellen vermeiden willst, lohnt es sich, auf clevere Tools wie filehub zu setzen. Damit verbindest Du Deine Buchhaltung direkt mit Webportalen, sparst Zeit und sorgst für rechtssichere Archivierung – ganz ohne Programmieraufwand. Am besten probierst Du es einfach mal aus: filehub.one jetzt kostenlos testen und selbst erleben, wie einfach digitale Rechnungsprozesse wirklich sein können.